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文字のレイアウト編集

Word(ワード)使い方講座のレッスンノート

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レッスンお疲れさまでした。ご希望がありましたので、前回レッスンでのインデントとタブを復習しました。
インデントは3つのインデントマーカーの扱いが操作のポイントです。タブはルーラー上でのタブストップの設定と、テキスト内へのタブ文字の入力の両方が必要というところがポイントです。
操作をあれこれ試していくなかでわかってくることも多いですね。その中で理解できない動作が起こった場合や、どのように実現すればよいかがわからないということがありましたらまた質問してください。

これまで文字の縦方向の制御である改行幅の全体設定と部分設定、横方向の制御としてのインデントとタブ、そして今回扱ったフォントの全体設定と部分設定を学んできました。今回はこれらの操作を駆使して、テキストだけの文書をレイアウト見本通りに編集する練習を行ってみました。

文書編集では初めに用紙サイズ、向き、余白を決めます。今回はこれらのものはすでに済んでいるという設定で、すぐに文字の編集に入りました。
文字編集は次のように順序立てて行っていきます。まず、

1. レイアウト見本を見て、どの段落を段落スタイル「標準」として採用すべきかを決める。

今回の練習では、段落スタイル「標準」に設定すべきと思われる段落の候補が2つありました。しかし2頁目を含めて文書全体を見てみると、そのうちの狭い改行幅の方を「標準」として設定した方が効率よく全体設定ができそうだという見通しになりました。
これが決まった後は、

2. Wordの段落スタイル「標準」の改行幅が見本に近くなるように設定する。

これは文書の全体設定ですので、段落スタイル「標準」の書式「段落」を変更します。
続いて、

3. 「行間」を「1行」にするか「固定値」にするかを決める。
4. 「1行」の場合はページ設定ダイアログで行数を指定、「固定値」の場合はその場で「間隔」を指定する。

という流れになります。
「行間」を「1行」にするか「固定値」にするかは文書の長さで決めるというのが一つの目安です。私の場合は20頁程度までなら「1行」、それ以上なら「固定値」という目安をもっていますが、これは絶対的なものではありませんので、「行間」設定それぞれにおける以下の性質を勘案して決めるようにします。

「行間」を「1行」にした場合は、ページ設定ダイアログで行数指定するため、全体の行間指定を設定しなおすのが簡単です。
またWordでは用紙サイズや向き、あるいは全体の改行幅設定が異なる頁を1文書として扱えるのですが、この時に使用する「セクション」という機能は全体設定の「行間」を「1行」に指定しているときにだけすべて有効に機能します。

「行間」を「固定値」にした場合は、間隔設定の絶対性が保たれるため、たとえば文字にルピを振った場合でも行間隔が広がってしまうといったことが起こりません。「1行」設定ですと、行間が狭い場合、ルビが入る余裕があってもそこだけ自動的に広がってしまうという具合の悪い現象が起こります。
一方で「固定値」設定では、図を文字扱いで挿入した場合も行間隔は保持されるため、改行幅よりも大きな図の場合、その分の図が容赦なく切れてしまうということが起こります。

このように「行間」の「1行」と「固定値」ではずいぶん行のふるまいが違いますので、最初に適した設定を選択することが重要になります。
このレッスンノートを書いたコーチ

パソコンオペレーター育成歴20年。タッチタイプ~企業で使える能力まで

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