サイタパソコン教室・IT資格マイクロソフトOffice(オフィス)使い方講座Word 東京 WordPro大親切スクール レッスンノート 3回レッスン

3回レッスン

Word(ワード)使い方講座のレッスンノート

レッスンノートって?レッスンノートって?

欧文仕様でのプロフィール文書を作成できるようになりたいとのお申し出でした。
ビジネス文書を作成するときに最初に決定しなければならないのは、B5/A4など紙の大きさ(今回はレターサイズですね)、縦置き/横置き、縦書き/横書き、余白です。これらの設定についてはリボンアイコンなどでの設定箇所さえ分かれば、あまり戸惑うことはありません。通常の文書ではWordの初期設定値のままでも間に合うことも多いです。

改行幅の設定は文書の基本仕様の一つとなるものですが、Word学習ではこれが最初にぶつかる壁となることが多いです。というのはWordではこの部分が複数箇所での設定となり複雑になっているためです。また悪いことにそれらの設定は互いに整合性のない組み合せが可能であるため、一つ一つの設定がどのように機能するのかを確認することが難しくなっています。

そのためWord学習では設定箇所の役割を一つ一つ理解しようとして、それぞれの動作を順番に確認していこうとすると訳が分からない状態になって挫折してしまうということも起こります。ネット上の解説も、少なくともWordの改行幅設定については不十分なものがたいへん目につきますので鵜呑みにしない方がよいようです。

こういった状況ではいったんWordから離れて出版、製本作業での文書処理の観点から、そもそも文書作成における一行の改行幅はどのように決めるものなのかということを考えてみるのが有効です。
1行の改行幅と1頁の行数は互いに関連していますから、これを決めるためには二つの方法があることになります。
一つは、1行の改行幅を指定することで、それによって成り行きで1頁の行数が定まるという方法(A)、もう一つは頁あたりの行数を指定して、それによって1行あたりの改行幅が自動的に決まる(B)というものです。

この点がわかれば、次にWordではこれをどのように実現するのかということを調べていけばよいことになりますね。
日本語ワープロとしてのWordには、当然、上の二つの方法が備わっているわけですが、しかしこのところの設定の自由が多すぎて、複数の設定画面での適切な設定法を見つけることは簡単ではありません。

今日のレッスンではこのところを順序立てて確認しながら学んでいただきました。以下はそのまとめです。

Wordを起動したときに現れる白紙文書の中の段落には「標準」という名前がつけられています。この「標準」という段落の改行幅の設定が、Wordで文書を作成するときの最初に決定すべき重要な項目です。
「標準」段落の改行幅の設定には「1行」と「固定値」の他に「最小値」などがありますが、「固定値」以外はすべて「1行」の仲間ですので、Wordを使うときには、この「1行」と「固定値」の違いをしっかりと理解することが大切です。

ここで「固定値」を選択することは、先の行数設定の2つのやり方のうちのA方式を採用することであり、「1行」を選択することは(B)方式を採用することです。
A方式を採用した場合は、行間の隣にある間隔(Mac版では「設定値」でしたね)に値を入れます。ここはpt、mmという単位を含めて設定します。

B方式を採用した場合には、1頁あたりの行数をどこかで指定することになりますが、それはページレイアウトリボンのページ設定ダイアログボックスで行います。
しかしこれが今日はなかなか見つかりませんでしたね。偶然!ダイアログボックスを開くことができましたが納得いかない状況でした。
戻ってから調べましたところ、ページ設定ダイアログボックスは、リボンではなくメニューバーの「形式」というところから「文書のレイアウト」に入るとのことです。(しかしメニューバー自体が見当たらなかったように思いますが--;)このあたりはご自身で確認してみてください。

B方式の場合は、ここでの行数指定(「文字数と行数」という項目)にも複数の設定が可能ですが、とりあえず「行数だけを指定する」を選択するというのでよいです。

なお、段落「標準」の行間を「固定値」にした場合は、ページ設定ダイアログボックスでの行数指定は無効となります。ページ設定ダイアログボックスでの「行数だけを指定する」よりも、段落「標準」の行間での「固定値」指定の方が優先される(強い)というのがWordの仕様であるためです。

行間を「1行」とするか「固定」とするか迷うところですが、数十頁以上の文書では「固定」とするのがお勧めです。長い文書ではふりがなや傍点などの文字飾りが付くことが多いですが、このとき「1行」設定では改行幅がそこだけおかしなことになってしまうためです。
おかしなことだらけのWordですが3回レッスンでとりあえず「プロフィール」は作れるようになります。ぜひ受講をご検討ください。
このレッスンノートを書いたコーチ

パソコンオペレーター育成歴20年。タッチタイプ~企業で使える能力まで

新着レッスンノート

扱っておられる製品のマニュアルや資料作成にWordを活用できるようになりたいとの目的で、今回でレッスンは4回目を迎えました。2時間レッスンを重ねてこられましたので今回でほぼ最終段階に到達です。 Wordの「段落スタイル」は段落書式、フォント書式、インデント、タブ、罫線など文字に関わるすべ...

前回学んでいただいたインデントとタブですが、両者を組み合わせた使い方がありますので、復習を兼ねてレッスンの最初にその操作を確認しました。 (文章ではイメージを説明しにくいですが)1行目に小タイトルがあり、数文字分あいて、その小タイトルに付随する説明文が始まり、それが複数行に渡るという体裁の段...

タッチタイプのレッスンお疲れさまでした。毎回1時間、私がキーボードを紙で隠しながらタイプ練習を行っていただいています。 今回はオリジナルテキストの英字キー第3課「中段と下段」と第4課「最上段」の状況を確認させていただくところからレッスンを始めました。 英字キーの配置はこの2ヶ月の間でほ...

前回の体験レッスンでは行間隔についての全体設定をおもに学びました。これを最初に学ぶのは、Wordにおける行間隔の指定が、文書全体の性質を決める最も基本的な要素であるためです。 この行間隔の全体設定は、ホームリボンのスタイルダイアログボックスランチャー(スタイルグループの右下の小さな四角ボタン...

体験レッスンを受講していただきありがとうございました。これまで資料作りなどにWordを使ってこられましたが、Word操作の基本に不安があるというご相談でした。「困った経験」についておうかがいしたところ「表の中に図を入れるといつも表の枠がいったん大きくなってしまう」「図が意図しないところに移動し...

レッスンノート ページ先頭へ