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目次作成と編集

Word(ワード)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。目次の作成と編集について学ばれたいとのことでした。
Wordの目次作成機能は参考資料リボン、目次グループ、目次、ユーザー設定の目次、オプションで開くダイアログを見るとその大要を知ることができます。

そこには三つのチェックボックスがあり、それぞれが独立した目次作成機能となっています。またこの他に「手動作成目次」がありますので、全部で4つの作成方法があることになりますね。
さらに、この中で段落スタイルを利用して目次を自動作成する方法には3つの方法があり、段落スタイルを利用せずにアウトラインレベルだけから自動作成する方法は2つあります。(この部分はダイアログボックスの表示からはわかりません。)

Wordの入門書やネットの情報を見ると、目次作成のためには目次にしたい行に段落スタイル「見出し1」などを設定すると紹介されていることが多いですが、それは上の方法の一つにすぎず、しかも目次の作成方法としてはシンプルとはいえないやり方です。
おおまかに言えば、目次は段落書式のアウトラインを使用するか、段落スタイルのアウトラインを使用するかのどちらかなのですが、「見出し~」スタイルを利用するというのは、あらかじめアウトラインレベルが組み込まれた「見出し~」段落スタイルを利用するということであり、このスタイルを使わなければ目次が作れないということではありません。

ただ目次を作るのはどの方法であれ、それほど難しくありませんので方法はどれでもよいと思います。目安としては、文書頁の量(あるいは目次の行数)が比較的多い場合は段落スタイルを利用して、少ない場合は段落書式のアウトラインレベルのみで作るのが効率的でしょう。

他の人が作成した目次を更新したり、再作成することはWordの作業の中で難しい部類に入ると思います。目次の作成方法はいずれか一つだけ知っていればよいのですが、目次の編集となると、目次の作成方法すべてを理解していなければ適切に扱うことができません。その目次がどの方法で作られたかによって、再作成時の方法もまた限定されるからです。
この意味で、目次作成のレッスンではその全体を理解していただくようにしています。お渡ししたプリントを参考にしてご自身で試してみてください。
このレッスンノートを書いたコーチ

パソコンオペレーター育成歴20年。タッチタイプ~企業で使える能力まで

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