パソコン教室・IT資格マイクロソフトOffice(オフィス)使い方講座Excelレッスンノート ピボットテーブルは2次元集計と呼ばれます

ピボットテーブルは2次元集計と呼ばれます

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。
レッスンに対する特定の要望をお持ちでしたので、当スクールでのレッスンの提供範囲についてご理解いただいた上で、Excelの基本集計であるフィルタ、小計集計、ピボットテーブルについて学んでいただきました。

オートフィルタによるデータ抽出は、それを複数回繰り返すことで「and(かつ)条件」での抽出が可能になります。またその際「数値フィルタ」や「テキストフィルタ」を併用することで、より細かな抽出条件を設定できます。
しかしオートフィルタでは二つ以上の列にまたがる形での「or(または)条件」による抽出を行うことはできませんので、「~であるかまたは~」という抽出条件を設定したい場合には、同じリボングループにある「詳細設定」を使います。
またレッスンでは試しませんでしたが、オートフィルタでの抽出は元表を縮めた形(不要なデータが除外された形)での抽出となりますが、「詳細設定」では抽出先を別に指定することができますので、元表をそのままの形にしておくこともできます。

オートフィルタとフィルタオプション(詳細設定)での操作の違いとして、表の選択の仕方が挙げられます。オートフィルタでは表の中にカーソルを置くことで表の選択を行いますが、「詳細設定」では表が自動的に認識される場合を除いて、基本的にはマウスドラッグによって表の項目名を含める形で表全体を範囲指定します。
表選択の方法にはもう一つ、項目名を除いてデータ行だけを選択するというのもあります。これらの使い分けは集計方法や関数によって異なりますので、その都度、決められた方法に従う必要があります。

小計集計を行っていただきました。小計集計では、まず並べ替えをしておく必要があります。そして並べ替えを行った項目(コーヒー/お茶)と同じ項目を、小計集計で集計グループに指定することで、グループごとに個数や金額合計を求めることができるのですね。
並べ替えでは、並べ替え項目を一度に複数指定して、大分類、小分類という形で整列を行うのですが、小計集計では、集計を複数回繰り返すことで大計行、小計行を生成します。
このとき、2回目以降の小計集計では、「現在の集計表と置き換える」のチェックを外すことで、それまでの集計結果を残してOKボタンを押すというのが正しい使い方です。

続けてピボットテーブルを学びました。小計集計との操作上の違いとしては、小計集計ではあらかじめ並べ替えを行って同一データを連続している状態にする必要があるのに対し、ピボットテーブルではデータがバラバラの状態でかまわないという点があります。
集計の性質に関わる違いとしては以下があります。
小計集計では、第一に指定した列についてだけ完全な集計を得ることができますが、第二以下に指定した列については、あくまでもその上位の区分の中での「小計」としての集計となります。今回見ていただいたデータですと、小計集計では男女別の合計を見ることはできますが、年代別の集計は、その上位区分である男女ごとに別々に行われますので、年代別の合計というものは集計値としてはあらわれてきません。
これに対して、ピボットテーブルでは、集計グループに指定した第一と第二の列は同レベルに扱われ、両方の列について完全な集計が得られます。男女別の集計は横方向に合計が出され、年代別の集計は縦方向に合計がでます。

このためピボットテーブルは2次元集計と呼ばれます。小計集計もピボットテーブルも、集計するためのグループ化の列は複数指定できるのですが、完全な集計を得られるのは、小計集計では1列のみであり、ピボットテーブルでは2列までです。この意味で小計集計は1次元集計なのですね。
ピボットテーブルに3つ以上の列を集計列として加えていくとどうなるでしょうか。見ていただきましたように、3次元目はフィルタとして機能して、垂直軸の方向に複数の表が重ねられていて、その中の1枚を見ているというイメージになります。
さらに4列目を指定すると、行項目の中に、小計集計と同じ形式で表現されていくことになります。ピボットテーブルといえども4列以上の集計では、小計集計と同じにならざるを得ないのですね。このような事態を見ることで、ピボットテーブルの性質がよく理解できるように思います。

Excelは学業を終えられて社会に出た後にも関わりを持つことが必須のソフトウェアであると思いますので、この機会に、基本操作の全般を一通り学ばれることをお勧めします。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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