パソコン教室・IT資格マイクロソフトOffice(オフィス)使い方講座Excelレッスンノート ピボットテーブルを実際に作っていただきました

ピボットテーブルを実際に作っていただきました

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンお疲れさまでした。 Excelを学ぶにあたって、まず、Excelでどういうことができるのかその全体像についての見通しを持ちたいとのことでしたので、今日のレッスンでは、Excelがもつ集計機能、関数、グラフ、VBAによる自動実行をサンプルデータによって体験していただきました。

集計では代表的な機能であるピボットテーブルを実際に作っていただきました。ピボットテーブルは元表の2項目(2列)を集計グループに設定した上で、グループごとの数を数えたり、合計をとったりする機能です。今日のレッスンでは縦横2項目の集計でしたが、さらに3つめ、4つめの項目を集計グループとして指定することもできます。これは本レッスンで学んでいただければと思います。

関数では仕事でよく使われるVlookup関数を見ていただきました。サンプルは源泉徴収表の金額をVlookupを使って参照するというものでしたが、源泉徴収表に完全一致しない場合でも参照できるところが、ExcelのVlookup関数の特徴です。実はAccessにも同じ機能を実現するDlookupという関数があるのですが、こちらの場合は完全一致でなければデータをとってくることができません。lookupに関してはExcelの方が機能が拡張されているのですね。

グラフについても見ていただきました。「Excelのグラフはとても簡単です」と言って新しいグラフを作成してみましたがコケてしまいましたね(^^; サンプルで見ていただいたグラフはExcel2002時代に作成したものなのですが、今回使用したExcel2010ではグラフの作成と修正の方法がかなり変わっているようです。Excelでのグラフ作成はこれまで数え切れないほど行ってきましたので(おそらく数千枚だと思いますが)「簡単」というイメージを持っていたのですが思わぬ落とし穴がありました。
Wordの「差し込み印刷」機能についても同じことがいえるのですが、マスターしている機能も新しいバージョンでは仕様が変わって、もう一度覚え直さないといけなくなるということがあります。悩ましいところですね。

VBAによる自動実行の例を2つ見ていただきました。Excelをプログラムによって動かすともうどんなことでもできるように思えてきます。しかし、Excelでは処理しにくい例についても説明させていただきました。Excelの全体像を知るということは何ができるのかということと同時に、何ができないのかを知ることでもありますね。Excelの優れた面と限界の両方をイメージしていただけたらと思います。

最後に、本レッスンの入口として、オートフィルタとフィルタの「詳細設定」を見ていただきました。詳細設定は地味な機能ですが、大きなデータを扱う際にはオートフィルタよりも役に立つ機能です。
Excelにはまだまだ便利な機能や関数がたくさんありますので、次回から一つ一つ学んでいかれることをお勧めします。今日はありがとうございました。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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