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オートフィルタとフィルタオプション(詳細設定)

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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暑い中、レッスンお疲れさまでした。今回からExcel集計のレッスンを始めました。
はじめにオートフィルタとフィルタオプション(詳細設定)を試していただきました。この二つの抽出機能は同じリボンの同じグループの中にあるのですが、操作の仕方はまったく異なります。
オートフィルタによるデータ抽出は、それを複数回繰り返すことで「and(かつ)条件」での抽出が可能になります。しかしオートフィルタでは「or(または)条件」による抽出を行うことはできません。
これに対してフィルタオプション(詳細設定)機能では、条件設定を別セルに用意することで、and、or条件を同時に設定することができます。
また、オートフィルタでの抽出は元表を縮めた形(不要なデータが除外された形)での抽出となりますが、フィルタオプション(詳細設定)では抽出先を別に指定することができ、その場合は、元表をそのままの形にしておくことができます。
それからもう一つ、オートフィルタとフィルタオプション(詳細設定)での操作の違いは、表の選択の仕方にあります。オートフィルタでは表の中にカーソルを置いておくことで表の選択を行いますが、フィルタオプション(詳細設定)ではマウスドラッグによって表の項目名を含めて表全体を範囲指定します。

前回見ていただいた小計集計を実際に行っていただきました。小計集計では、まず並べ替えをしておく必要があります。並べ替えを行った項目(コーヒー/お茶)と同じ項目を小計のグループに指定すると、それが一つの集計単位となって、グループごとに個数や金額合計を求めることができるのですね。
並べ替えでは、並べ替え項目を複数指定できますが、同様に、小計集計でもグループ項目を複数回繰り返し指定することで、最初に指定したグループが中計や大計に格上げされて、2番目に指定したグループが小計や中計になります(ことばでの説明だとわかりにくいですね。すみません)。
またこのとき、2回目以降の小計集計では、「現在の集計表と置き換える」のチェックを外すことで、それまでの集計結果を残すことができ、それにより前回の集計は中計、大計へと格上げされていく仕組みですね。

エクセルシオールカフェ笹塚店はずいぶん冷えてましたね。1時間のレッスンが終わる頃には体もすっかり冷えきってしまいました。(カフェ内の温度が低いのは長居させないため、という説があるそうですがほんとうにそうかもしれないですね)
Office体験版をインストールされたとのことですので、お渡ししたファイルを使って今日の復習してみてください。特にフィルタオプション(詳細設定)と小計集計では、いろいろ試してみると動作を把握しやすくなると思います。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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