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集計表中の計算結果を調べていく

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンに続けてレッスンを受講していただきありがとうございました。
体験レッスンで計算式のコピーを練習していただいた結果、固定参照(絶対番地参照)を含む計算式が各セルに適切に入力され、問題を一つクリアすることができました。

集計表中の計算結果を調べていく中で、上とは別の問題として、2箇所に出ている合計値が違っているという問題が見つかりました。一つは横方向に計算した結果を縦方向に合計集計するという、一般的な横-縦集計が行われている箇所で、もう一つはSUMPRODUCT関数を使用して横-縦集計を一気に行っている箇所です。どうしてこのような事態になっているのでしょうか。
こういった場合には、どちらか一方が間違っているというだけでなく、両方とも間違っているということもあるのですが、誤りの傾向としては、より複雑な計算をしている方に誤りがある場合が多いですので、今回は、とりあえずSUMPRODUCT関数の使用内容に誤りがないことを確認した上で、横方向に集計されている計算式を全て削除して、あらたに作り直してみました。そうするともう一方の計算結果と合うことが確認できましたので、原因追及のために、削除した計算式を復活させて一つ一つ見ていくことにしました。
その結果、表の半ば付近での計算式の番地指定が1つずれている箇所が数カ所あるのが見つかりました。この事態になった原因は追跡できませんが、エラー表示がでないこの種の計算誤りはExcelで最も避けなければならないことです。
お持ちいただいた集計表は、こういった危険を防ぐためであるのかはわかりませんが、集計が2箇所で行われており、それによって誤りを検知することができるようになっていました。

さて、在庫管理システムは、考え方自体に難しいところはありませんが、在庫数が常に複数の項目と連動するもののため数値の管理はかなり面倒です。
卸先をまとめた一つのシートを各月ごとに新たに作成して運用している現在のシステムですが、これに新たな卸先のシートと、卸元のシートを別ファイルとして加えたいとのことでした。
卸先ごとにExcelシートを作成するという考え方は、シートを印刷すればそのまま報告書にも使えるため便利に思えます。しかしデータ処理の基本的な考え方からすると大きな難点があるように思われます。
それは新しい商品が一つ加わると、現在の卸先シート、新たに作る卸先シート、卸元シートの三箇所に、その商品を追加しなければならないということです。また、商品の移動があった場合には、一つの商品のために三つのシートを常に管理しなければなりません。運用が正常に行われている間は、このような方法も、ただめんどうなだけということで済むのですが、三つのシート間で在庫数の不一致が出た場合に、その原因追及が難しくなるという問題があります。
そこで私がお勧めしたいのは、全体を1つのシートで管理するという方法です。1つのシートにとりあえず全部の情報を入れておき、提出が必要になった時に必要な列を切り出して印刷形式にまとめるということです。
またもう一つ提案したいのは、現在は商品名(商品種)をデータの基本にしていますが、商品名ではなく個体識別名(個体記号・番号)を基本データとして管理すべきではないかということです。といいますのは、商品がジュエリーであるためですが、同じ商品名のジュエリーが複数個あって、それの1つが販売された、あるいは移動したという場合、現在のシステムの考え方ですと、どの個体が売れた、移動したのかはわかりません。ジュエリーの場合は、それが分かることによって得られる情報(個体差に関する情報)というものもあるように思われますがいかがでしょうか。個体情報を基本データとして、商品名はその個体データの属性の一つとして捉えることでより柔軟なシステムが可能になってくると思われます。参考にしてみてください。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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