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Excelの「基礎」

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。お仕事での部署移動に伴ってExcelをきちんと修得しなければならなくなったとのことです。これまでもExcelを使っておられましたがなんとなく使えていたという感じ、ということのようですね。

Excelを学ぼうとされる時に「基礎から」と希望される方が多いですので、それにお応えすべくレッスン内容を工夫していますが、実際には表を作成したりSUM関数を使ったりすることはすでにできておられるということが多いです。このあたりのことまでは「何となく」で使えてしまえるのがExcelなのですね。

今回は、他の多くの方と同じくセル参照の使い分けからレッスンを始めました。私の経験から、Excel操作の「基礎」というのにもっともふさわしいのはこのセル参照の機能ではないかと思っています。
セル参照とは、あるセルに=A2のように自分自身以外のセル番地を入力することですが、数式や関数の中で書くセル番地も同じくセル参照です。
セル参照自体は難しくないのですが、これを他のセルにコピーした時に、参照の種類によって動作が異なってきます。そしてExcelは数式や関数式を他のセルにコピーすることで大きなデータを扱う仕組みですから、コピー操作時のセル番地参照のふるまいについてはよく理解している必要があります。

最初の練習課題ではセル番地を2個の$マークで固める絶対参照を使うことで、その数式をコピーして使うことができました。しかし、その後の課題では絶対参照と相対参照の組み合せではコピーした先の数式は正しいものにならなかったですね。
数式や関数式を縦または横の一方向にだけコピーすればよいときには、相対参照と絶対参照の使い分けができればOKなのですが、縦横両方向にコピーして表を完成させなければならない時には複合参照を使うことが必要になります。

今回のレッスンではすべてご自分で考えて正しい式にたどり着けましたので、セル参照についてはあとは慣れが必要なだけと思いますが、一度、以下を参考に理解を整理していただくと今後の助けになると思います。

セルの複合参照は次のように順序立てて考えると上手に設定することができます。
まず数式の中にある一つのセル番地について、それを列と行に分けて検討します。例えばそれが=A2であれば、A(列)と2(行)に分けて考えます。
次に、コピーする方向が縦方向であれば行について、横方向であれば列について$をつけるべきか否かを検討します。縦方向の場合の列(A)と、横方向の場合の行(2)はコピーしても変化しませんから考えずにそのままにしておきます。

具体的には、A2を参照しているこの数式が縦にコピーされたとき、A2がどうなってほしいかを検討します。縦方向にコピーするわけですから、A2のAが変わることはありません。したがって考えなければならないのは2の方です。
この2が3、4、5、つまりA2がA3、A4、A5と変化していってほしいのか、それともA2のままであってほしいのかを考えて、前者なら$なし、後者なら$ありとします。

続いて、やはりA2が横にコピーされた場合についてそれがどうなってほしいのかを考えます。横方向のコピーですから、A2の2が変わることはありませんから検討しなければならないのはAの方です。AがBCD...と変わってほしいのか、それともAのままでいてほしいのかを考えます。
このようにして、数式の中に含まれているすべてのセル参照を検討していきます。
新しい環境で当レッスンがお力になれることを願っております。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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