サイタパソコン教室・IT資格マイクロソフトOffice(オフィス)使い方講座Excel 東京 ExcelPro大親切スクール レッスンノート 集計業務のシステム化

集計業務のシステム化

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

レッスンノートって?レッスンノートって?

体験レッスンを受講していただきありがとうございました。Excelを使った従業員管理についてのご相談でした。
地域ごと・事業所ごと・状態ごとの状況分析ですので、ピボットテーブルを使った集計で目的は達せられるのですが、担当者がピボットテーブルを手動で操作しなくても集計できるようなシステムにしたいとのことです。すでにご自分で作成を試みておられましたので、そのイメージを、お持ちいただいたパソコンで簡単に再現していただきました。

「入力規則」を使ったドロップダウンリストセルを複数用意し、それらを条件とするカウント集計をCOUNTIFS関数で行うアイデアですが、複数条件がすべて設定されないとエラーになってしまいます。
この点はドロップダウンリストで*を選択できるようにすることで解決しましたね。これで4、5個の複数条件を、そのあるなしを含めて自由に設定できるようになりましたので、簡単なシステムですがかなり便利に使えそうです。

また可変的に設定する上の条件に加えて、さらに別の固定した条件が加わった集計値を同時に得たいとのことでしたので、こちらはこのCOUNTIFS関数の引数を一組増やしてそこに固定条件を持たせることとしました。

改善点をいくつか挙げておきますので参考にしてください。
COUNTIFSに限らず関数の引数に指定するセル範囲は、その表範囲の伸縮に対応しませんので、元表のデータが増減すると空白を含むことによるエラーや、増えた部分の未カウントなどを起こしてしまいます。
そこで元の表を「テーブル」に変換しておくと、その表を参照している関数のセル範囲が自動認識されるようになり使いやすくなります。

「入力規則」のドロップダウンリストは使いにくい点があります。一つは、リスト範囲を他シートから直接指定できないことです。他シートに用意したリストをドロップダウンリストにするためには「名前定義」を利用しなければなりません。
また「入力規則」のドロップダウンリストは8行程度しか表示しないので、リストの選択項目数が多い場合はすぐに不評の出ることが予想されますね。
この場合は、フォームコントロールのコンボボックスの利用がお勧めです。こちらは他シートのリストを直接指定できますし、表示行数も任意に設定できます。

別件ですが、他事業所との比較をグラフで視覚化するためには、現在のレイアウトされた表から、セル参照を使用して、Excel標準の形の表を作成する必要があります。それができればグラフ化自体は難しい作業ではありません。

また、より簡単な視覚化でよければグラフではなく、セル内にグラフ的なものを表示する「データバー」や「スパークルライン」が利用できると思います。特に「データバー」は「条件付書式」の一機能ですので、離れたセル同士であっても機能しますので、こういった視覚化でよければ標準形の表を作成する必要はなくなります。
これらはExcel2007、2010以降の新機能ですので調べてみてください。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

目的・種類別にExcel(エクセル)使い方講座・スクールを探す

新着レッスンノート

体験レッスンを受講していただきありがとうございました。残念ながらカフェレッスンの学習スタイルがご自身に合わないということでレッスンの継続は断念されました。 確かに隣り合う人がいる中でのレッスンにはいくつか難しいものがありますね。集中しにくいこともありますし、また業務データの開示など、たとえサ...

データ整理のご相談を受けました。事業所の書類、ファイルが大量のため整理に困っているとのことです。データ整理のヒントをいくつかお話させていただきました。 情報の整理法は昔と今ではほとんど逆の考え方になっているといえます。昔は、整理整頓、分類が基本で、きちんと整理されていれば管理も行き届くと...

ある訪問業者からセキュリティ対策を勧められているということでご相談がありました。ウイルス対策ソフトの導入だけではなく、ファイヤーウォール(おそらくハード機器)を入れるようにとのことです。 最新OSへのアップデートにウイルス対策ソフトのインストール、ルーターのポート番号管理にファイヤーウォ...

今回は、GMailをパソコンのメールアプリからも使えるようにしたいとのご要望で、Excelレッスンは一時休止です。 GMailやYahoo!メールはWEBメールといって、以前はインターネットエクスプローラーなどのブラウザで使うのが一般的でした。インターネット接続契約を行ったプロバイダから...

レッスンお疲れさまでした。初めに表作成での質問がいくつかありました。セル内での文字寄せや縦書き、縮小などで、レッスン回数を重ねている割には初歩的なことをお教えしていないことに気づかされます。 私のレッスンではあまりに初歩的な操作については、特にご要望がない限りほとんど省略しています。とい...

レッスンノート ページ先頭へ