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セル参照、Vlookup関数、IF関数

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。
Excelの習得は昔のソロバンのようなもので、今日の事務職ではExcelが使えることが必須の条件といってよいようです。その際、Excelを使えるかどうかの実際の指標として、Vlookup関数、IF関数、ピボットテーブルの集計操作ができるかをみることが多いですので、当レッスンでもこれらを中心としたレッスンを数回組んでいます。

これらのものはExcelを直接・間接に扱う上でどうしてもマスターしなければならないものですが、実はそれ以前にExcel操作において必ずマスターしなければならないことがあります。それはセルの参照というExcelの基本機能です。

セル参照は他のセルに入力されている内容を取り出すものです。「参照」というのはプログラミングで使われる用語ですが、すでに存在する役に立つあるものを利用することを言います。Excelでは自分がいる場所以外のセルの値を参照することがひじょうによくあります。というのは、元のデータをできるだけ拡散させたくないためです。

そこで、例えば、あるセルに=C5と書くと、セル番地C5の内容を表示することができます。こうすることでコピーによって元データを二重状態にすることが避けられるわけですね。
このセル参照は、自分と同じシート上にあるセルだけではなく、他のシートのセルや、他のブックのセル、他PCのExcelファイルのセルなども参照できます。
他ブックのセル参照では、セル参照の式は

 ='E:¥サイタ講習¥[SUMIF練習.xlsx]Sheet1'!C5

のように長くなるのですが、Excelファイル(ブック)やシートの表記は、省略可能ですので、自分と同じブック、同じシートのC5セルの場合は=C5だけで済ませられることになります。

さて、このセル参照で重要なのは4種類の参照方式(相対、絶対、複合2種)の使い分けです。
Excelでは数式を1つ書いてそれをコピーすることで大量の計算を行わせますので、コピーの元になる式はコピーに耐えるように、つまり式をコピーすることで生じる式中のセル番地の変化がうまくいくようにつくっておく必要があります。

練習していただいた原価計算表は見た目も易しく関数も含んでいませんが、縦横にコピーできる計算式を書くことは結構たいへんでしたね。しかし正しい式にたどりつけてたいへんよかったと思います。式の中でどこがコピーによって変化すべき番地で、どこが変化してはならない番地であるのかを考えて、変化してはならない行あるいは列を$マークで絶対化するというのがポイントです。

$マークの使い分けは慣れるのに少し時間がかかりますが、この後、関数を使う式でも必須の操作となりますので、何度かその理屈を復習して納得できるようにしておいていただければと思います。

Vlookup関数では上の$マークの付け方を練習しながら、特に第3引数と第4引数の使い方を見ていただきました。関数の引数はほとんどの場合、数値や文字だけでなく、それらが入っているセル番地やセル範囲、あるいはそれらを結果として導く数式でも機能します。
Vlookup関数の第3引数は通常は「取出し列」を指定する固定した数値を入力しますが、ここを式にしたりセル参照とすることで、応用範囲の広い使い方ができますね。

また第4引数についての補足ですが、これをFalse(0)とした場合、元表の並び順は問いませんが、True(0以外)を指定した場合は、元表の並びは昇順(小さい順)にしておく必要があります。近似一致というのは、検索値よりも小さい値の中の最大値にヒットするということですので、検索される範囲は小さい順に並べておく必要があるということです。

IF関数の例も見ていただきました。IF関数は条件分岐の関数ですから、式が長くなることがよくあります。レッスンでは長い式を読むことができるようになる練習を行いますので、ぜひこれもマスターしていただきたいと思います。

Excelとは別になりますが、お持ちいただいたWindows8のPCは「ハードウェアの安全な取り外し」アイコンがない状態でした。
画面右下のタスクバーの∧ボタンを押して「カスタマイズ...」をクリックし、そこに「エクスプローラー」が見つかれば「アイコンと通知を表示」に設定してみてください。一覧に「エクスプローラー」が見つからなければUSBメモリを差し込んだ状態で同じ操作をしてみてください。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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