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Excel上級のノウハウあれこれ

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

レッスンノートって?レッスンノートって?

今回は体験レッスンでしたが、お話しを伺うと、一通りの基本と、応用的な操作を
かなりマスターしておられる様でした。素晴らしいです。
多少お教えできた事を以下にまとめますので、参考にされてください。

■ピボットテーブル

◆ピボットテーブルを作る
分析したい表のセルを1つだけ選択し、『挿入』タブ上部一番左の『ピボットテーブル』をクリックします。
ダイアログメニューの設定はそのまま( ピボットテーブルは通常新しいシートに作るのを推奨)が良いでしょう。
表の範囲が正しく選択されない場合は、自分で表の範囲全てを選択するようにしましょう。

OKを押すと、シートが新規で作られ、画面右側に専用のメニュー『フィールドリスト』が出ます。

行ラベルに横軸、列ラベルに縦軸に持ってきたいフィールド(項目名)をドラックで画面右下に移動させます。

『値』は大概数字に関するフィールドを移動させると、合計を求める事が出来ます。
『値』に数値の入っていないフィールドを移動させた場合は元の表のレコード(行)の数をカウントします。

◆ラベルに親子関係を作る。
行ラベルや列ラベルに複数の項目を入れると、親子関係での項目表示が出来ます。
例えば、『行ラベル』に、『社員名』というフィールド、続けてその下に『顧客』等を入れることで

社員Aさん
 顧客A
 顧客B
 顧客C
社員Bさん
 顧客D
 顧客E
 顧客F
社員Cさん
 顧客A
 顧客E
 顧客G

と言った配列で項目を表示できます。

◆ピボットグラフ
『ピボットテーブル』を選択した状態で『オプション』タブを出します。
『オプション』タブ右上の『ピボットグラフ』を選択するだけで、グラフを作成できます。
グラフは常にピボットテーブルと連携しており、表を変更するとグラフも自動的に変更されます。


◆コツ
ピボットテーブルは使い捨て
 どんどん作り、必要な情報を出せたら、新しいピボットテーブルを再び新規作ると良いでしょう。

画面右に出る『フィールドリスト』が出ない?
 ピボットテーブルの値が入っているセルを選択していないと、表示されないので注意してください


■Excelマクロ
エクセルで毎回同じ作業を記録、再生させる機能です。
ボタン操作で録画、再生、の様な感覚で操作を覚えさせることができますが、
より正確で汎用的な動作をさせる為には、録画の際に記録されたVBAを編集する必要があります。
『ファイル』タブから『オプション』→『リボンのユーザー設定』で、画面右の 『□開発』にチェックを入れると、『開発』タブが表示されます。
『マクロの記録』で操作の記録を開始、同じボタンが『停止』となります。
セル選択で操作をすると、操作対象のセルが固定されてしまいますが、
ショートカットを使って操作をすると、比較的汎用的な操作を覚えさせることができます。
A1セルにカーソルを置いてから操作を記録し、A1セル「Ctrl + Home」で操作を終了するのがコツです。
また、マクロを悪用するとコンピュータの思わぬ操作をしてしまう場合がありますので、信頼できないエクセルマクロファイル 拡張子『.xlsm』のファイルはむやみに開けない様にしてください。

■Excel VBA
エクセルで自動処理(マクロ)を行う為のプログラム言語です。
エクセル内の操作を自動で行う他、インターネット上の画面の操作を行ったり、インターネット上の表示された文字や数値の情報をExcelファイル上に反映させることができます。
『開発』タブのVisual Basicをクリックすると、記録されたプログラム(VBA)の詳細を閲覧、編集できます。


■便利なショートカットいろいろ
レッスンの際にご紹介したものとその他便利なショートカットをご紹介します。

F2 セルの編集を行う
F4 セル参照に 『$』マークを入れる、絶対参照、複合参照等の切り替えが容易に行えます。
Ctrl + 1 セルの書式設定メニューを表示させる
Ctrl + PageUp   複数シートの左側に移動 (右Ctrlキーが便利です)
Ctrl + PageDown  複数シートの右側に移動 (右Ctrlキーが便利です)
Ctrl + Shift + 矢印 データの入っているセルまでを連続で選択する
表の左上を選択してから 『 Ctrl + Shift + ↓ 』 『 Ctrl + Shift + → 』と選択すると
表全体を選択できます。
Ctrl + Shift + * 表の範囲選択を一気に行う(データが入っているセルまでを連続で選択する)
このレッスンノートを書いたコーチ

IT業界勤務!20代プログラマ~70代初心者まで指導!明快な説明が魅力

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