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作業の効率化

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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Excelの使用経験を長くもっておられる中で、日常業務の効率化の方策を模索されて当レッスンを受講されました。ご相談いただいたのは、20人程度のスケジュールデータの統合と、スケジュール日付と表題の整合性の保持についてでした。

社員スケジュールを1つの表にまとめるために、現在は、各社員に提供させたスケジュールシートのデータをコピー・ペーストで1つの表にまとめているとのことでした。
どんなデータについてもいえることですが、特にスケジュールのようなデータは1行・1列ずれるとたいへんなミスとなります。できればコピー・ペーストのような手作業は避けたいところですね。

今回アドバイスさせていただいた方策は、単純なセル参照の設定でした。セルに設定する式の中で最も基本的な式である他セル参照(例 =A1)は、同一シート内のセルだけでなく、別シートのセル、別ブックのセルを参照することができます。
他シートや他ブックのセル参照の書式は複雑ですが、=に続いて、実際にそのセルをマウスで指定することで自動的に適切な書式が入力されるので難しいことはありません。(他ブックが同一フォルダ内にない場合はドライブ名とフォルダ名を手入力する必要があります。)

レッスンではお伝えできませんでしたが、もう1つ有力な方法として「統合」というExcelの集計機能の使用が考えられます。セル参照では、手元に集まったシートについて、データが正しい位置に入力されていることのチェックを行う必要があり、その点に神経を使いますね。
「統合」(データリボン、データツールグループの中にあります)は、各シートの項目列、項目行の名称をキーにして複数の表を串刺し計算的に自動でまとめる機能です。私のレッスンでは、この機能をピボットテーブル、小計集計と並ぶ重要な集計機能として教えていますので必要でしたら次回レッスンで扱います。

もう一つのご要望は、スケジュール日付と、それを年の第何週という表記で表示している表題との整合性についてでした。20名ものスケジュール内容を統合することに腐心する中で表題を更新することを忘れてしまうことがあるとのことですね。
このような誤りはオペレーション的には些細なことに過ぎませんが、そのデータを受けとる側にとってはあってはならないと感じる種類のミスとなってしまいますね。
このような部分は是非自動化を検討してみてください。
今回はWeeknum関数を利用することを想定したIF関数による注意表記、または条件付き書式の利用をお伝えしました。

このような注意喚起の表示の設定でもよいですが、いっそのこと、スケジュールの月日と表題を連動させて、スケジュールの月日に合った第何週という表示が自動で常に出ているような仕組みを作るのがよいように思います。
これは関数をいくつか組み合わせることで、現在の表題の書式のままでも実現できるように思います。

Excelでの作業の効率化は、同時に作業の正確性の確保ということでもあります。続けてExcelのいろいろな機能や基本操作をもう一度広く経験されるとより多くのアイデアを持てるようになると思います。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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星加弘文 (Excel)

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