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データ処理方法の選択

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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Excelでのデータ処理方法についていくつか質問をいただきました。
一つめは元表から条件抽出したデータをタックシールに印刷するための方法でしたが、これはフィルタ詳細設定による抽出とWordの差し込み印刷の組み合せで行うのがよいと思います。
二つめは一つの表のデータを複数のオペレータによって入力する場合の方法ですが、こちらは表の共有設定機能を使うのが適切と思います。
いずれもExcelマクロ(VBA)を使っての処理を考えておられたようでしたが、おそらくそうしなくても処理できる案件ですね。

VBAを使うことでもこれら二つの処理はできますが、作成の手間や他の人への引き継ぎといったことを考えると、Excelの基本機能で実現できるものはVBAを使わずに済ませる方が扱いやすいシステムになります。
特に、二つめの案件の場合は、LAN接続と共有機能の使い方を知っていれば、VBAでその都度、複数の表を統合させるよりも効率がよいのではないでしょうか。また一つめの案件では、Excelにタックシールのフォームが作成されていましたが、Excelに差し込み印刷の機能はありませんので(少なくとも2007までは)、Excelであれこれ工夫しようとするよりは、ここはWordを援用すべき場面と思います。

一つの案件を処理するために、現在のデータの状況、これまでの運用方法や慣習、今後の拡張やシステムの可搬性などを総合的に勘案して、処理方法を判断・決定することを「システムインテグレーション」などと言いますが、このことは案件の大小に関わらず実はすべてのデータ処理で行われているものです。
このときに必要なことの一つは、そのデータ処理のために使えそうな方法をよく知っていることです。そのためには、まず使用可能なアプリケーションの基本機能を網羅的に理解していることが求められます。それらを熟知することによってどのような場合にVBAを使うべきかという判断も自然にできるようになります。つまりアプリケーションの基本機能だけでは実現できないと判断できる場合にVBAの使用を考えることになるわけですが、そのためにはExcelの基本機能では何ができて何ができないのかということがわかっている必要がありますね。
これから、Excel、Accessをお仕事に役立てていきたいとのことですので、これらの機能全般についていっしょに学んでいきましょう。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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