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とりあえずの解決だけでなく

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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Excelで行っている売上日報と給与明細の処理方法と、そのグラフについて質問をいただきました。
できあがっているグラフの縦軸と横軸を入れ替えたいとのことでしたので行ってみましたが、入れ替え前の方が見やすかったのですぐ元に戻しましたね ^^。

Excelの機能の中でグラフの作成と編集はバージョンによる変遷が大きい部分ということもあり、知っている人から教わるのが一番効率的です。今回の縦軸と横軸の変換での、グラフエリアのどこをクリックして右ボタンを押すのかといった操作は、そのやり方さえわかれば特に考える必要のないものですので調べたり聞いたりすればよく、本やネットなどでも解決できる事柄に入るといえます。

ただし今回お持ちいただいたExcelデータにはいくつかの基本的な問題があるように見受けられました。
例えば、給与管理の表が、従業員ごとに別ブックとして作成されていました。おそらくそれぞれの表の中では、まったく同じ集計操作が設定されているのだと思いますが、入力と集計、そしてファイル管理の手間を考えると、給与管理データは一つの表として入力し、そこからピボットテーブルなどを使って、それぞれの人員の給与明細を作成するのが効率的です。
しかし今回は、そのような複数の表データですでに運用されているということでしたので、総合的な判断としては、当面は現行のままで運用し続けるという方針でよいと思います。何でもかんでも、基本通りに整理統一して運用しなければならないというものではありませんので、これまでのやり方で運用が問題ないというのであれば、その限り何も変える必要はないですね。
ただ、現状のデータ構成がベストではないということを知っておいていただいて、次年度から、あるいは何かの機会にシステム構成の変更を考えていただければよいと思います。

表の修正のために数式を書いていただいたり、式のコピーを行っていただきました。その際に、セルには何が入るのか、関数とは何か、式のコピーではどのようなことが起こるのか、セルの範囲指定の書き方など、いくつものごく基本的なExcelの使い方についての説明をさせていただきました。このあたりのことを一度きちんと学んでおかれると、それによって解決する範囲はひじょうに広いですので、Excelでのデータ管理がもっとスムーズに行えるようになると思いました。
その場しのぎの(と言っては語弊があるかもしれませんが)解決だけでなく、これからずっと使っていける知識を身につけて応用のきく解決をめざしてほしいと思います。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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