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Excel データ分析に必要な基本的な機能 円グラフ、フィルタ、関数(SUM,COUNTIF)

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

レッスンノートって?レッスンノートって?

本日は初めてのレッスンでした、すぐお役にたつデータを分析する際に使用するExcelの基本的な以下の機能についてレッスンさせていただきました。

■基本操作
 離れた範囲を一緒に選択する

 まず特定の範囲を選択します。
 次にcmdキーを押したまま、他の離れた範囲を選択します。
 選択範囲を解除するにはcmdキーを話してセルをクリックします。


■グラフの作成
グラフを作成するには、まず表の範囲を正しく選択する必要があります。

●円グラフの作成
項目名と、各要素の数値を選択します。
範囲が離れているケースが多いので、cmdキーを使って複数の離れた範囲を選択します。

離れた範囲を選択した状態のまま画面上部のメニュー『グラフ』をクリックし『円グラフ』を押すとグラフが作られます

●グラフのデザインを変える
まず、グラフを選択します。
画面上のメニュー『グラフ』の右側にグラフ用メニューが出ます。
『書式』をクリックし、各項目を選択します。

●グラフのタイトルを変更する
グラフタイトルを入れる場合には、『グラフレイアウト』メニューより『グラフタイトル』をクリック、グラフ内に出たタイトルの文字を編集します。

●グラフ要素の切り離し
円グラフ等のピザの欠片を切り離す場合は、まず円グラフの文字以外の丸部分をクリックします。さらに切り離したいピザの文字以外の部分を選択したまま円の外側にドラックさせます。



■フィルタについて
表の中の特定の項目にかかわるものだけを表示したい場合は『フィルタ』を使います。
表は以下のような条件を満たしている必要があります。

・列方向(→)には項目【レコード】。 縦方向(↓)には1件ごとの情報【フィールド】が並んでいる
・一番上に項目名【列見出し】(日付、名前、価格、等)が入力されている。
・項目名の書式(太字、文字色、背景色等)は変更する
・数字や日付、文字等の必要な情報は縦方向で統一する
・表の周囲にメモ書き等余計な情報は入れない。
・セルの結合をしない。

まず、表中のセルを1つだけ選択するか、データベースの範囲全てを正しく範囲選択した状態にします。
画面上『データ』メニュー →『フィルタ』をクリック、各項目名の右側に、表示された▼クリックで抽出ができます。
列に入るデータの内容が以下のもので、フィルタのメニューも変化します。

数字の場合  ○○以上、以下、○○~△△迄 等の条件が設定できます。
       『ベストテン』を選択すると、上位、下位 ○件、といった条件の指定ができます。

文字の場合  特定の文字だけ、や、 例 横浜市で始める、含む 等の設定が出来ます。

日付の場合  いつから、いつまで、先週、先月、と言った設定が出来ます。

複数の列の▼で条件を設定すると、複数条件での絞り込みが可能です。

特定の列のフィルタを解除したい場合は、その列を選択した状態で『データ』タブ→『クリア』
全てのフィルタ状態を解除するには『データ』タブ→『フィルタ』を再度クリック

フィルタ (▼) を消して元の状態に戻すには再度画面上メニューの 『フィルタ』ボタンをクリックします。


■関数について
関数は計算をはじめ様々な処理をさせるExcel最大の重要な機能です。

関数を入れるにはまず、答えを求めたいセルを選択します。
次に、画面上部『数式』メニューをクリック
『数式パレットの表示』? ボタンをクリックします。

一覧に表示された関数をダブルクリックすると、
数式パレットメニューの下に、範囲の入力欄が表示されます。

■関数の入力方法
範囲を求める際はエクセル画面の該当するセル箇所をドラック選択、または直接セルの番地を入力欄に記述します。
最後にreturnキーを押します。

■SUM関数 合計を求める

以下の関数はA1セルからA10セルにある数字をすべて合計した値が表示されます。

 =SUM(範囲)
 =SUM(A1:A10)

: (コロン)は 何処から、何処まで の範囲を定義します。


■COUNTIF関数 条件にあった項目の数を数える

表内で特定の文言や数値等のあるセルの数を数えます。

 =COUNTIF(範囲 , 検索条件)

COUNTIFでは入力が必要な項目、入力欄が2種類となります。
選択位置や手順を間違えると思うような入力ができないので注意しましょう。

『数式パレット』からCOUNTIFをダブルクリックします。
まず表から、探したい言葉がある範囲を選びます。(SUMと同じ方法です)
次に『数式パレット』の下の入力欄『検索条件』をクリックします。
検索したい言葉を直接入力するか、言葉の入っているセルをクリックします。
最後にreturnキーを押します。
このレッスンノートを書いたコーチ

IT業界勤務!20代プログラマ~70代初心者まで指導!明快な説明が魅力

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