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Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

レッスンノートって?レッスンノートって?

体験レッスンを受講していただきありがとうございました。輸入関連業務での事務処理についていくつか質問をいただきました。
現在は品目ごとにExcelブック(Excelファイル)を1個ずつ作成しての運用となっているため、シートを増やす作業だけで1日を費やすことになっているとのことでした。この状況ですと、シートを増やすのがたいへんというだけでなく、シート内のセル内容に変更が必要となった場合も全てのブックにそれを適用しなければならず効率がよくない状況です。
データ処理の考え方としては、入口と出口は共用化するというのが基本ですが、Excelではシートが入力と出力を兼ねていますのでデータの数だけ入口と出口が存在することになりますね。Accessで処理できるとこのあたりの問題は解決するのですが、効率が悪いとはいえすでにできあがったシステムがあるわけですから、簡単に乗り換えることも躊躇されます。
ExcelではマクロやVBAを用いたユーザーフォームからの操作ができますので、そのようなものを作成することをお勧めします。そのためのレッスンをご検討いただければと思います。

データ選択のためのExcelのオートフィルタを見ていただきました。Excelの基本的機能ですが、ご要望の処理の解決となりますので活用してください。
Wordで作成されたひな形文書に必要事項を入力する方法を見ていただきました。上書きモードにして入力するのが手軽ですが、タブとインデントを活用することで、挿入モードのまま元のひな形を崩さずにきれいに入力することができます。上書きですと、ひな形の文字が微妙に動きますし、入力文字を削除するとずれてしまいますね。
Wordは多機能なため、一つのことを実現するために複数の方法があり、他の人が作成した文書がどのように作られたのかを理解することが難しいことがあります。また、Wordは欧文ワープロのため、ワードラップやプロポーショナルといった欧米文字文化の反映により文字間隔などの処理では日本語になじまない動きをすることがあります。Wordを使いこなすためには、こういった性質を理解することも必要になってきます。
お持ちいただいたデータで封筒の差し込み印刷を試みましたが、データが認識されずに実現できませんでした。別のところにも書いたことがありますが、Wordの差し込み印刷はバージョンごとに操作が変遷している経緯があり、2007や2010での正しい操作手順については私も案内文書をみながらの操作となってしまいます。今回はその準備がありませんでしたので、この機能については十分にお答えできませんでした。次の機会に再度挑戦してみましょう。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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