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Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

レッスンノートって?レッスンノートって?

体験レッスンを受講していただきありがとうございました。扱っておられる顧客データの集計の効率的な方法についてのピンポイントなお尋ねでした。現状の操作状況の説明をしていただきましたが、実データがないために理解が難しく、適切なアドバイスには至らなかったと思います。
私が理解した範囲で、レッスンでのアドバイスを確認させていただくと次の通りです。
1.3列(顧客ID、顧客担当者、顧客状況)集計であること
2.顧客状況ごとの集計が必要で「有効」というステータスについての集計がほしいということ
3.顧客IDに重複があるが、同一顧客については1カウントとして集計したい

方法は2通りあると思います。
その1 元表の顧客IDデータを単一化してからピボットテーブルでカウントすること。
その2 顧客IDの単一化をピボットテーブルによって行い、ピボットテーブルの縦横集計を使わずに、別表でCount関数でカウントすること

その1 フィルタ詳細設定を使うと表の単一化が行えますが、この方法での重複削除は1行のデータすべてが同じであるものを対象とするため、レッスンではこのフィルタ詳細設定を使う処理の可能性を考えませんでしたが、列を選択することで、選択された複数列のデータが同一であるものだけを単一化できることがわかりました。そうすると、顧客IDと顧客状況を隣り合った列にしておくことで、元データをあらかじめ単一化することができそうですね。
その後、ピボットテーブルで集計すれば(このとき「有効」をピボット設計ダイアログの左上の欄に入れてピボットにフィルタをかけます)、その集計がそのまま担当者のCall数としてカウントされると思います。

その2 もう一つは元表をそのままにして、いきなりピボットテーブル(このときも、上と同様に「有効」をピボット設計ダイアログの左上の欄に入れてピボットにフィルタをかけます)で集計表を作り、この集計表の縦横合計欄を除く形で、値コピーによって集計表を複製し、そこの縦横合計欄にCount関数で顧客IDを数える式を入れることで実現可能ではないかと思います。また、この最終的な集計表を値コピーで作るのではなくGETPIVOTDATA関数を使って作っておくと、ピボットテーブルの集計が変わるたびに複製を作るといったことをしなくてすむようになります。

細かなところは実データで確認する必要がありますが、見通しとしては、最初に単一化するか、ピボット後にカウントを工夫するかのいずれかということで、説明していただいた現行の方法もほぼこのようなものに見えましたので現行の手順に問題はないといいますか、これ以上の効率的な方法はExcelでは望めないのではないかというのが私の印象でした。
ただ改善点としては、ピボットの作り直しや、ピボットの3項目めの設定、データ単一化での部分項目の指定といったことを学んでいかれると、試行錯誤が減って効率がよくなると思います。また、Excelでは処理効率の限界がありますので、Accessでの処理ということも視野に入れていかれるとよいのではないでしょうか。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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