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Excelを使った表主体の文書作成に取り組み

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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レッスンお疲れさまでした。体験レッスンに続いて、Excelを使った表主体の文書作成に取り組みました。ご自宅で作成してこられた文書にはいくつか問題があるとのことでしたのでおうかがいしました。

表の左端列に連番を入力していると、それまで右寄せで入っていたのが、途中からセンタリングされて入力されるようになった現象についてですが、おそらく表の各セルの「セルの書式設定」、配置、横位置にそれぞれ「標準」と「左詰め」が設定されていたものと思われます。「標準」という書式は、入力文字が数字の場合には右詰め、文字の場合には左詰めとなる書式で、Excelの最初の状態では、シートのすべてのセルが「標準」で設定されています。

文字の大きさや、文字位置などの設定は、セル一つ一つについてその都度行っていかなければならないかという質問をいただきました。Excelはセル単位で書式を定めていきますので、基本的にはその理解でよいと思います。ただ、複数のセルをあらかじめ「選択」しておいて、Ctrl+1、あるいは右クリックメニューからセルの書式設定を行うことで、一度に複数のセルの書式設定を済ませることができますね。
複数のセルを選択する方法ですが、連続したセルの場合はその範囲をドラッグします。飛び飛びのセルを複数選択したい場合は、Ctrlキーを押しながらそれらのセルをクリックしていくことで選ぶことができますので試してみてください。

セルの中の文字数が多い場合の調整の仕方を3通り試してみました。セルの中ではAlt+Enterで改行もできます。Excelでの文字や行の書式設定はWordと比べるとできることがたいへん少ないですが、少しでも見やすい文書を作るのにセル内改行は有効だと思います。

計算式を入力すると「循環参照」のエラーが出ました。これは計算結果を表示するセル自身を、計算の対象に含めてしまった場合に起こります。例えば、A1、A2、A3のセルの合計を得たいときは、これらを足し算する計算式はA1、A2、A3以外のセルに書かなければなりません。=A1+A2+A3という式をA2セルに書くと循環参照となります。

表の右端に列を追加するときに罫線が引かれない現象についてですが、Excelで列を挿入すると、選択しているセルの左側に挿入されるというのが規則ですので、作成してある表の右端に、表の罫線などの属性を伴った列を挿入するということはできません。表の右端に列を追加したい場合は、単純に、その範囲をドラッグで選択しておいて、あらためて罫線やその他の書式を設定するという具合にします。
また、行の挿入では選択されているセルの上に挿入されるきまりですので、表の最下行の下に表を伸ばすということもできないですね。
いずれにしても、Excelでは、操作前のセルの選択ということが大事ですので、適切なセルを選択しておいてそれから目的の操作を行うようにします。

ページレイアウト、ページ設定での余白の設定を調整しました。ここでは「ユーザー設定の余白」を使うのが柔軟な設定ができてお勧めです。

実用文書を作成していく中で、操作を一つ一つ確認しておられますので、たいへん効率のよいExcelの学習になっていると思います。文書の完成を目指してがんばってください。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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