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自動集計ファイルを改善

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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前回作った自動集計ファイルを改善しました。

●今回使った機能のポイント

条件付き書式:
・すべてのデータ内に重複するデータがあった場合、該当セルのフォントを変える。
・セル内の数値が指定した範囲に入っているセルの背景色を変える。
・その他、数式で条件を指定することで任意の条件に合うセルの書式を変更することができる。

データの入力規則:
・半角英数字以外を入力する可能性がないセルは、選択するとデフォルトで半角英数字に切り替わるように設定する。
・指定した範囲内の数値しか入力できないように設定する。

オートフィルタ:
・オートフィルタを設定し、任意の列の矢印を押して「すべて選択」のチェックを外し任意のデータのみにチェックを入れることで抽出できる。
・「数値フィルタ」で指定の範囲に含まれるデータのみを抽出することもできる。

並べ替え:
・並べ替えの条件が1つの場合はオートフィルタの矢印から並べ替えを行うほうが簡単。
・漢字セルをキーにして並べ替える場合、ふりがなが正しくない可能性を考慮するなら「ホーム」タブの右端にある「並べ替えとフィルター」ボタンから「ユーザー設定の並び替え」を選択し、オプションで「ふりがなを使わない」を選択すれば漢字だけで並び替えされる。
・「申込月ごとに並び替え、かつ同じ申込月の中で50音順に並び替える」といった複数条件の並び替えも「ユーザー設定の並び替え」で行う。

・オートフィルタや並べ替え機能は特に範囲を指定しない場合は自動的にデータが連続したセル範囲を1つの表として認識するため、表内に空白列や空白行がある場合は正常に動作しない可能性がある。
 できるだけ範囲を指定してから使うようにする。

●今回使ったショートカット

Ctrl + 下矢印キー: 連続してデータが入力されている範囲の最下部を選択する。
Ctrl + 上矢印キー: 同じく最上部を選択する(ウィンドウ枠の固定を使っている場合は固定された1行目が選択されるのでデータ一覧は上に移動しない。上のデータを見たい場合は一行下に移動すること)

Shift + 下矢印キー: 現在選択されているセルから下方向のセルを連続して選択する。

Ctrl + Shift + 下矢印キー: 上記の2つを組み合わせるので、現在選択されているセルから下方向に連続した最下部のセルまでを選択状態にすることができる。

●今回使った関数
LEFT関数: 指定したセルの文字列のうち、左から○文字を取得する。
RIGHT関数: 指定したセルの文字列のうち、右から○文字を取得する。
MID関数: 指定したセルの文字列のうち、左から数えて○文字目から○文字を取得する。
AND関数: 複数の数式を指定し、すべての数式が正しい場合にはTRUEを、1つでも正しくない場合にはFALSEを返す(→条件付き書式に使用しました)。
このレッスンノートを書いたコーチ

新入社員のIT指導歴10年以上。目標設定からゴールまで朗らかにサポート

真エクセル講座
門江真 (Excel)

大宮・土呂・東大宮・久喜・春日部・岩槻

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