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ピボットテーブルの使い方

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。
複数の表をまとめて売上予測の集計を行いたいとのことでした。方法としてVlookup関数を使うことを考えておられるようでしたが、ピボットテーブルを使う方が簡単で確実ですので、ピボットテーブルの使い方を学んでいただきました。
Excelの参考書でピボットテーブルの項目を見ると、集計元となる表がすでにあって、そこからどのようにしてピボットテーブルを作成するかということが書かれているのが普通です。しかし実務では(今日、見せていただいたデータもそうでしたが)、元データが、そのままピボットテーブルを作成できるような整った形になっていないことの方が多いものです。
実は、ピボットテーブルに限らずExcelの集計機能を使うためには、その集計ができるような形の表が準備されていなければなりません。そして、それぞれの機能を使うためにはどういう形の元表が必要なのかということを理解していることが重要なのですが、参考書ではこの点が強調されていないために、参考書のサンプルデータを使えば確かにできるけれども、実務になるとどうしてよいのかわからないということになるようです。
ピボットテーブルは、基本的に2列集計ですので、縦(行)と横(列)に展開したい項目が、2列にきちんと整えられている元表が必要になります。この準備ができれば、あとはピボットテーブルの操作だけの問題となりますので、特に難しいことはないですね。準備ができれば、集計はあっという間です。
ピボットテーブルは、半自動集計ですので、元データに変更があった場合には、ビボットテーブルを更新する操作が必要になります。また、ピボットテーブルの性質を保ったまま、列交換や並べ替えなどを行う方法についても覚えておかれるとよいと思います。

今回は、目的の集計表を作成するのにピボットテーブルを使いました。これはVlookup関数を使うより「簡単で確実」だからと最初に書きました。簡単であるということは今日のレッスンで実感していただけたと思いますが、ビボットテーブルは確実な集計でもあるのです。
Vlookup関数を使った表のまとめでは、集計する項目(今回は品番)に漏れがないような集計表を最初から準備しておく必要があります。
Vlookupの機能は集計ではなく参照ですので、あらかじめ集計表側に参照のための検索キーとなるデータ(品番)を、参照先の元データとは別に準備しておかなければなりません。しかしこの集計表側の検索用品番データはどのようにして準備するのでしょうか。Vlookupはこれを用意してくれません。
もちろんその方法はVlookupとは別にあるのですが、Vlookupの機能が「参照」にすぎないということを理解しないまま、すでにあるVlookup用に作られた集計表を使っていると、新しい品番が発生した場合にそれが集計表に反映しないということが起こります。
この点で、ピボットテーブルは、ピボットテーブルに集計するデータ(品番)をその都度、元表から自動的に拾ってきますので、行(品番)、列の項目に漏れが発生することはありません。これがピボットテーブルが「確実」だということの意味です。

Excelはなんとなく簡単に使える面もありますが、正確な使い方を覚えることで自分で様々な場面に対応できるようになって、ほとんどの処理をExcelでこなせるようになっていきます。ぜひこの機会にExcelの基礎を学ばれるようにお勧めします。
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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星加弘文 (Excel)

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