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書式設定と集計操作

Excel(エクセル)使い方講座のレッスンノート

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通常レッスンを始めていただきありがとうございます。
前回の体験レッスンに続いてセルの書式設定と集計操作を中心に学びました。2時間レッスンですので内容が盛りだくさんとなりました。

セル表示形式のユーザー定義の基本形を確認しました。数字、文字、日付の基本の書式を覚えておいて、機会があるたびに少しずつでも応用してみてください。また他の人が作った表示形式にも注意を払ってユーザー定義画面で書式を確かめると勉強になりますよ。

同じくセルの書式設定の中の「テーマのフォント」「テーマの色」について確認しました。テーマの機能と使い方を理解していただきましたが、MacintoshのExcelではテーマのフォントと色のユーザー設定をする箇所が見当たりませんでしたね。調べてみたいとは思いますが、機能が簡略化されているのかもしれないですね。

集計レッスンに入りました。
初めに小計集計を行いましたが、リボンのコマンドには小計が見当たらず、旧来からのメニューバーの中に見つけることができました。前回のフィルタ詳細設定のクリアでも同様な状況がありましたが、MacのExcelの正確な姿というものを私が把握していないため、これが正常な状況なのか判断できずに申し訳ありません。
ただ、Windowsの方ではOffice2007から、旧来のメニューバーとツールバーを廃止してリボンに移行することがアナウンスされ、ユーザーはその大きな仕様変更にかなり戸惑いながらも新しいインターフェースになれていかざるをえない状況に置かれたわけですが、Mac版Excel2012ではリボンインターフェースとともに、メニューバーが残っていて、メニューが二重になっているのがたいへん奇妙に感じられます。あの大々的なアナウンスは何だったのかなぁと思ってしまいますね。

話がそれてしまいましたが、さて、小計集計では事前に並べ替えを行っておく必要があるのですが、これはなぜでしょうか。
小計集計では「グループの基準」で項目名を指定しますが、これはその項目の列にある同じデータを拾い上げてグループにまとめるという機能ではありません。「グループの基準」は、そこで指定した列のデータを上から順に見ていき、同じデータが続く限りそれを一つの集計グループにするという機能です。そのため同じデータであってもそれらが離れていると、別のグループとみなされてしまいます。
この点で、小計集計の「グループの基準」は、フィルタの抽出指定やピボットテーブルの項目指定とは機能が違います。フィルタやピボットテーブルでは、同じデータが離れて存在していてもそれらを拾い集めてグループにしてくれるわけですが、小計集計の方は、あくまでも「連続している同データ」をまとめるものにすぎません。そのため、小計集計を行う前に並べ替えを行っておく必要があるのですね。

ピボットテーブルを作成していただきました。実際のピボットテーブルの作成は拍子抜けしてしまうほど簡単ですね。
小計集計が第一に指定した列についてだけ完全な集計を得るものであり、第二以下に指定した列については、あくまでもその上位の区分の中での「小計」としての集計となるのに対して、ピボットテーブルでは、集計グループに指定した第一と第二の列は同レベルに扱われ、両方の列について完全な集計が得られるます。このためピボットテーブルは2次元集計と呼ばれます。

ピボット集計では、あらかじめ作成されている複雑なピボットテーブルを読めることが重要です。ピボットテーブルビルダーに表示されている行ラベル、列ラベルなどの4つの領域の役割(そのうち1つだけは集計される側の項目です)を把握して、集計するグループを増やしたり、集計される項目を増やしたりすること、元データの更新や範囲の増減に対応することが重要な操作です。

ところで、MacのExcelではビボットテーブルのデータ更新とデータ範囲の再設定が機能しませんでした。これはどうしたことなのでしょうか。お持ちいただいたExcelの問題なのか、そもそもMacのExcelのこのバージョンが何か問題を抱えているのか現状では判断できません。私は10年ほど前からMacユーザーではなくなってしまっていますので、確認の手立てがないことをご容赦いただきたいと思います。(ネットで情報を拾ってみて分かることがあればお知らせしますね。)
このレッスンノートを書いたコーチ

データベースシステム開発会社を経営。初心者の壁を乗り越えるお手伝い

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