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問い合わせ電話の応答

ビジネス英会話教室のレッスンノート

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Hello, ○○Corporation, Taro(Yamada) speaking. How may I help you?
(お電話ありがとうございます。○○株式会社のタロウ(ヤマダ)でございます。どのようなご用件でしょうか?)
→これは模範的ですが、たいてい「~でございます」の後に、海外のお客様からの"Hello"が来ると思いますので、余裕があれば会社名を名乗り、ご用件は"How may I help you?"が言えるといいです。

それとともに自分のペースに巻き込むのに、
-May I have your name and company, please?
(How do you spell it?)
-What country are you calling from?
など聞いてしまうのもいいです。
(お名前と会社名をお願いします。
つづりは?
どちらの国からおかけですか?)

それとともに、"Who would you like to talk to?"
(どなたにおかけですか?)と先に聞いてしまうのも楽です。
担当者につなぐ
I'll put you through now.
I'll transfer your call.
I'll pass it (your call) to him.
(今おつなぎします。)

担当者が不在の場合
He/She is out of office now. I’ll tell him/her you called.
(現在外出中です。○○に電話があった旨伝えておきます。)
I’m afraid (I am sorry) he/she’s not available. Can I take a message? / would you like to leave a message?)
(あいにく、○○は対応ができません。ご伝言をたまわりますが/ご伝言をたまわりましょうか?)

“I’m afraid / I am sorry”で「残念ながら」「申し訳ありませんが」のニュアンスを加えて、不在の理由を伝えます。「私が伝言を受ける」の意味で“take a message”、もしくは「(あなたが)伝言を残しますか」の意味で“leave a message”となり、主語をどちらにするかによって使い分けます。

すぐ戻る場合は、
He is out of office now, but will be (return) within 10 minutes.
(今席を外していますが、10分内には戻ってきます。)

Shall I have him call you back?
(後ほど折り返しいたしますか?)
Would you like him to call you back later?
(後ほど折り返しさせましょうか?)
前者の、“Shall I have him call you back?”は、提案の”shall I〜”と、使役動詞のhave「人に〜をさせる」を使って、「私が彼に電話をかけさせましょうか」の意味です。
後者の“Would you like him to call you back later?”は、直訳すると「あなたは彼に折り返ししてほしいですか?」という意味になり、相手の希望を伺う疑問文となります。

May I have your phone number?
(お電話番号を頂戴してもよろしいですか?)
担当者が電話番号を知っているかもしれませんが、一応電話番号を聞いておく方が安心です。その後
Let me repeat it.
(復唱します。)

ビジネスの電話では、大切な内容は復唱するのが基本です。
このレッスンノートを書いたコーチ

海外勤務を経て、通訳や翻訳、貿易などでキャリアを積む「英語の何でも屋」

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