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Access学習の見通し

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。職場で行っているExcelによるデータ処理をAccessでできるようにしたいというご要望です。
30分程お話をうかがって、最終的な目標の実現には時間がかかりそうですが、とりあえずAccessのクエリを使えるようになれば、次の見通しが立てられるようになっていくはずという印象が持たれました。

問題が山積している中で手っ取り早い解決方法を求めるのは当然ですが、急がば回れということが当てはまる場合もよくあります。ご説明いただいた中から、業務の全体を把握することは難しかったですが、解決のための方法としてAccessクエリを考えておられることは見当違いではないと思われました。

ただしAccessの学習は簡単ではありませんので手引きが必要です。この手引きもなかなかよいものが見つからないのが現状で、私もAccessの習得には苦労しました。当レッスンはそういったAccess学習の難しさを十分に心得た上で構成されたものですので、きっとお役に立てることと思います。

さて、今回は体験レッスンでのAccess事始めといったところですので、Accessの特徴について2点お話させていただきました。
まず1点目はAccessが大量のデータ扱える仕組みを持っているということです。
昔からAccessがExcelよりも大きなデータを扱えるということは知られていますが、それはAccessがそのような仕組みを備えたソフトウェアであるためです。

ExcelやWordでは、ハードディスクにあるそれらのファイル全体をメモリにコピーした状態でファイルが開かれるのですが、Accessではハードディスクにあるファイルの一部だけがメモリに取り込まれて、その部分だけが表示される仕組みになっています。このため、Word、Excelのファイルの大きさはパソコンのメモリ容量によって制約されるのですが、Accessではメモリ容量の制約を受けないのです。

その代わりAccessには「データ保存」という概念がなく、また「破棄終了」もなく、扱われたデータは必ず保存されることになっています。必ず保存されるきまりなので「上書き保存」も「名前を付けて保存」もテーブルのメニューにはありません。

この点を実感していただくために、実際にテーブルデータを変更して、さらにテーブルのレイアウトに手を加えた上で×ボタンでテーブルを閉じてみました。すると「保存しますか」といったメッセージが出るのですが、ここで「いいえ」を選択しても変更したデータは保存されていましたね。

では、ExcelやWordのように編集を破棄終了したい場合はどうしたらよいのでしょうか。Accessにはその機能がありませんので次のようにします。
編集に入る前、つまりAccessファイルを起動する前に、WindowsレベルでそのAccessファイルのコピーを作成しておいて、もし編集に失敗したり、わけがわからなくなってしまったら、そのファイルは捨てて、コピーしておいたものを正規ファイルに復帰させるという手順を行います。

編集作業では確実に誤りなく操作ができているという確信が必要です。その確信がなくなったら、迷わずにそのデータは捨てられなければなりません。というのも、そのような確信があったとしてさえデータ編集には誤りが起こるものですから、その確信さえ持てないファイルになってしまったものは到底、信頼できるものではないからです。そのためにも、事前にデータバックアップをとっておくことは、Accessではとても重要な作業です。

Accessの特徴のもう一点は、Accessがリレーショナルデータを扱うということで、これもやはりAccessがそのための仕組みを特別にもっているということを理解するのが重要です。
その最も簡単な例をテーブルリレーションで見ていただきました。一見、Excelシートのように見えるAccessテーブルですが、その左端に+記号があって、そこに親子リンクが隠れていました。
Accessにはこのような他テーブルとの結合機能が7、8種類(違いは数え方によります)用意されていて、この点がExcelとはまったく違うということですね。

今後5回~7回の見通しで、Accessクエリを中心に、AccessでどのようなことができるのかをExcelでの操作と比較しながら学んでいきたいと思います。ぜひAccessをご自分のものとできるようにがんばってください。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

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