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Access学習の見通し

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

レッスンノートって?レッスンノートって?

体験レッスンを受講していただきありがとうございました。職場でAccessのデータ処理を担当しているため、Accessを本格的に学びたいというご要望です。
Accessは手引きがないと学ぶのが困難なアプリケーションだと思います。適切な参考書があればよいのですが、残念ながらお勧めできるAccess入門書はこれまで一冊も見つけることができずにきています。

その理由ですが、まず、Accessが何を扱うアプリケーションであるのかということが分かりやすく書かれているものが見当たりません。どの本を見てもAccessはデータベースを扱うと説明されていますが、Accessが扱うデータベースがどのようなものかを的確に示しているものはないように思われます。

それに関連して、同じくデータベースを扱うソフトであるExcelとの使い分けについても十分な説明がないのがほとんどです。Excelよりも大量のデータを扱えるという説明はありますが、Excel2002までは確かにこの点は強調されてよい状況でしたが、2003以降ではExcelも機能拡張され、PCのメモリも大容量となりましたので数万件レベルのデータであればExcelでも処理が可能になってきました。
そのためこの説明は以前ほど当てはまらなくなってきましたし、そもそもExcelとAccessが対象とするデータベースの根本的な違いはデータ量の多寡にあるのではありません。

市販本がこのような状況ですので、Accessの基礎を学ぶ当レッスンの前半では5~7時間をめどに「オリジナルテキスト」を用いて学習を進めています。これによって、Access全体で6つある機能のうち、テーブルとクエリを学ぶことになりますが、ここでは単にそれらの機能を習得するというだけではなく、Accessというアプリケーションの性質がよく理解できるようになります。

また、Accessのテーブルとクエリを使えるようになるということは、Excelで行ってきたデータ処理をAccessで同様に行えるようになることを意味しています。ここまでがAccess学習の第一段階となります。
この段階の最後には「結合クエリ」による、Excelでは処理できないリレーショナルデータベースについての扱い方を学びますので、Excelよりも一歩進んだ操作を行えるようにもなります。

レッスン後半はフォーム、レポート、マクロ、VBAを順次学びます。Accessのフォームとレポートの基本機能は画面表示と印刷出力で、これもExcelにはないAccessの重要な機能なのですが、フォームとレポートは単に表示や印刷という機能だけではなく、それぞれが集計やグループ化の機能を持っているのでこの点を理解することが重要となります。

つまり、Accessではテーブルとクエリを使っていろいろな計算や集計を行って、その結果をただフォームやレポートに載せて出力するというのではなく、フォームやレポートに集計を任せることによって適切な出力を得るという使い方を理解することも必要となります。

マクロやVBAについてもまず最初に理解すべきポイントというものがありますので、こういったことは「教えてもらう」のが本当に手っ取り早く、費用と時間の面でも圧倒的に負担が少なくてすみます。

私はAccessを使用するようになる前にいくつかのデータベース処理プログラムを扱っていましたが、Accessを使いこなせるようになるまでにおそらく20冊近くの本を読みましたので時間がかかりました。私のレッスンはそのような「苦節」を経たものですので、同じ苦労を他の人に味わわせないようたいへん効率的になっています。ぜひこのレッスンでAccessをご自分のものとしてください。

なお、以下は以前に他で書いたレッスンノートの流用ですが、今回の体験レッスンの内容と重なっていますので参考にしてください。
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ExcelやWordでは、ハードディスクにあるそれらのファイル全体をメモリにコピーした状態でファイルが開かれるのですが、Accessではハードディスクにあるファイルの一部だけがメモリに取り込まれて、その部分だけが表示される仕組みになっています。このため、Word、Excelのファイルの大きさはパソコンのメモリ容量によって制約されるのですが、Accessではメモリ容量の制約を受けないのです。

その代わりといいますか、Accessには「データ保存」という概念がなく、また「破棄終了」もなく、扱われたデータは必ず保存されることになっています。必ず保存されるきまりなので「上書き保存」も「名前を付けて保存」もテーブルのメニューにはありません。

この点を実感していただくために、実際にテーブルデータを変更して、さらにテーブルのレイアウトに手を加えた上で×ボタンでテーブルを閉じてみました。すると「保存しますか」といったメッセージが出るのですが、ここで「いいえ」を選択しても変更したデータは保存されていましたね。

では「保存しますか」のメッセージはいったいなんだったのでしょう。よくみると、それは「レイアウトの変更を保存しますか」だったのですね。つまり、列幅などのテーブルレイアウトの変更については、保存、破棄ができるけれども、データについては保存しかないということなのです。
Excelになじんでいると、このようなAccessの動作は不思議に思われるかもしれませんが、こういった仕組みなので、Accessは大量のデータを扱えるのです。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

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