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Accessを使うと何が実現できるか

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。現在、Excelで行っているデータ処理がAccessを使うことでどのようになるのかを知りたいとのことでした。処理件数が2万件とのことですので、確かにExcelでの処理が厳しくなるデータ量です。また現在は、2つの表をVlookup関数でつないで処理しているとのことですので、今回、結合処理が得意なAccessを検討されたことは適切な判断だと思います。

Accessの使い方には主に2通りがあります。一つは、Accessでアプリケーションシステムを作ることで、フォームとレポート、コマンドボタンを駆使して入力と印刷を自動的に行えるようにします。このようにすることでAccessの操作を知らない人でもシステム運用ができるようになります。

もう一つの使い方は、テーブルとクエリの使い方に習熟して、Excelで行ってこられたようなデータ処理をAccessでより効率的に行うというものです。こちらの方法ではフォーム、レポートの知識は必要ありません。マクロというAccess特有のプログラム方法を学ぶことで、クエリの連続実行も行えますので、データ処理にはこれで十分です。AccessのマクロはExcelマクロとは違ってたいへん易しいですから習得も容易です。

今回は、フォーム・レポートを使用した例と、テーブル・クエリだけの処理の例を見ていただきました。フォームには視覚的な分かりやすさがありますので、見ていただきました「積荷シミュレーション」など、具体的状況を確認しながら計算を重ねていくようなシステムでは必須のものとなります。ただし、フォームを使いこなすためにはAccess学習にかなり時間を割かなければなりません。

クエリを作成して、テーブルからの列の取り出し、抽出、演算などいくつかの処理を行っていただきましたが、テーブルとクエリデザイン画面の使い方を学ぶためには5~7時間あれば十分です。Access学習ではこちらの使い方を学ぶところまでが1区切りとなります。この後にフォーム、レポート、マクロ、最後にVBAとSQLというプログラム言語の学びがありますので、必要に応じてAccess学習の計画を立てていただければと思います。。

レッスンでは、Accessが1対多関係にあるデータを扱うものであること。クエリがテーブルに対する「要求」であるSQL文のことであること、その他Accessならではの特徴をいくつかお話しさせていただきました。Accessを学ぶと、Excel、Wordとはまた違ったパソコンの世界が見えてきますので、単に操作を学ぶだけの学習では得られない楽しさもあります。ぜひレッスン受講をご検討ください。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

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