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Accessの特徴

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。お仕事でAccessを使う可能性があるためご自身のPCスキルアップを兼ねて受講したいとのことでした。Excelをよく使っておられるということですので、Excelと対比しながらAccessの特徴について学んでいただきました。

Accessはデータベースソフトですが、データベースが1つの表である場合は、Excelでも特に不自由はないものです。かつてはメモリ容量の関係から、Excelで扱えるデータ量は多くありませんでしたが、現在はこの点もほぼ解消されています。

データベースが1つの表、例えば、それが名簿であれば、Excelのシートにデータを入力して、オプションのユーザー設定から「フォーム」をクィックアクセスツールバーに登録することで、いわゆる「カード型データベース」のように機能させることができます。

しかしこの名簿が「顧客名簿」であって、もう一つこの「顧客名簿」から引用する形でデータが入力されていく「売上日報」があったらどうでしょうか。
Excelでこの二つのデータを関連づけるためにはVlookup関数か、あるいはExcel2013からの新機能であるリレーションシップを設定しなければなりません。Vlookupは設定が比較的簡単ですが継続的管理に難があります。リレーションシップは新しい機能であるためこれが一般的に使用されることになっていくかが不透明です。

いずれにしてもExcelでは複数のデータを管理するための方法が1つ、あるいは2つしかないのですが、Accessには私が数えるところでは8種類の方法が用意されています。そして、Accessでは何よりも、これら複数のデータを関連づけて扱うのが当たり前のことになっているということがあります。

いいかえれば、Accessを学ぶということは、複数のデータを関連づけながら処理を行っていく方法を学ぶことです。そのためには、複数のデータ間の関係にはどのようなものがあるか(一対一、一対多、多対多)、それをどのように関連づけるか(内部結合、外部結合、直積)、Excelのようにいろいろなデータを一つの表にしている場合、それを複数の適切なデータに分ける方法(データの正規化)などを知る必要があり、Accessを学ぶということは、Accessそのものの操作を学ぶのと並行して、これらAccessの操作対象物の取り扱いを学ぶことでもあります。

Accessは古くからのデータベースソフト特有の扱い難さ、例えば、Excelでは当然である並べ替えの保存がきかない、上書き保存しかないといったことがある反面、データを合理的に簡素に管理できるソフトです。今後のスキルアップのためにもぜひこのリレーショナルデータベースソフトを学んでみてください。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

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