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Accessの操作対象

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンのために遠方から足を運んでいただきありがとうございました。Excelで行っている現在の業務をAccessに置き換えることで効率化が図れるのではないかとの見通しのもと、Accessについて基本的な理解を得たいとのことでした。

Accessが持つ機能の全体は、テーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、VBA(およびSQL)の6つです。これらの中で、テーブルとクエリの使い方をマスターすると、Excelで行ってこられたような処理をAccessで行うことができるようになります。またフォーム、レポート、マクロまでマスターすると、メニューやボタンを配置した処理システムの作成ができます。これに加えて、VBAとSQLというプログラム言語を使えるようになると、クエリやマクロでは困難なレコード単位の処理や、より柔軟性の高い処理ができることになります。
このようにAccessの使い方は何段階かに分けることができますので、ご自分の業務に活用するためにどの段階までの機能が必要なのかという視点から考えてみられるのがよいと思います。

Accessは「リレーショナルデータベース」と呼ばれるソフトウェアですが、このリレーショナルというのは、主に親子関係(1対多関係)にあるデータを意味する言葉です。
Excelでのデータ処理に慣れてしまうと、どのような構造のデータもすべて1枚の表で扱おうとするようになり、そのことが逆に、自分が関わっている仕事の構造を見えにくくしてしまうということにもなります。
しかし私たちが関わる一般的な業務のほとんどは、固定的なマスタデータと、時系列的に増えていくトランザクションデータ(商取引の日報データ)、あるいは伝票のヘッダー部と明細部のような包含関係のデータからなっているといえます。
Accessはこの親-子、子-親という構造を、複数の表データの関係としてそのまま設定することができるソフトウェアですので、このAccessの特性を踏まえた上でご自身の業務を見直してみると、それがまた違った姿に見えてくると思います。

今回は、Accessは何を扱うソフトウェアかということを中心にお話しさせていただきました。Accessは、他の専用ソフトウェア(弥生やCADソフト)に似て、ソフトウェアの操作だけを学んでも使いこなすことができないソフトです。弥生を使いこなすためには簿記の知識を必要とするように、Accessを使うためにはリレーショナルデータベースの理解が必要になります。この理解がないとAccessはExcelのようにしか使えないですね。

はじめにお話しいただきました、現在の業務をAccessで行いたいとのご意向は適切なものと思いますので、ぜひこの機会にAccessを学んでみてください。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

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