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Accessの操作対象とクエリの理解

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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お仕事でAccessを使えるようにとの指示を受けてのご受講でした。「Accessを使えるように」というのは、言葉は短いですが実はなかなかたいへんな指令です。
というのは、WordやExcelと違って、Accessはその機能を順次学んでいけば使えるようになるソフトウェアではないからです。Accessは、例えば会計ソフトの「弥生」や版下作成ソフトの「InDesign」を扱うのに似て、「弥生」が簿記の知識を、「InDesign」が製本の知識を必要とするように、データベースについての知識が求められます。

そこで体験レッスンではこの「データベース」を理解していただくことを第一の目標にしています。
一般的なAccess入門書では、Accessの特徴をExcelで扱うデータに比べてさらに「大量のデータ」を扱えることと説明されています。
確かに、大きなデータを扱えるということはAccessの特徴の一つで、Accessはパソコンのメモリ容量に制約されずにデータを扱う仕組みをもっています。

Accessではデータ保存の仕組みが、WordやExcelとは異なっており、テーブルデータについては上書き保存しかありません。レッスンで実際に確認していただきましたが、Accessではテーブルを閉じる時にWord・Excelのように保存するかどうかを聞いてくることはありません。

開かれているテーブルの列幅など、テーブルデザインを変更した場合には、その変更を保存するかを聞いてきますが、ここで「保存しない」を選択しても、保存されないのはデザインの変更であってデータは保存されます。
このあたりは、Accessが他のソフトとは何か系統の違うソフトウェアであることを実感させてくれる動作ですね。

ただし、大量データを扱えるということは、Accessの最大の特徴なのではありません。というのも現在のExcelはAccessに負けないくらい大量のデータを扱える仕様となっているからです。
そこでExcelにはないAccessの特徴ですが、これはAccessが一対多関係にある複数のデータを扱う仕組みを持っているということです。

一対多、あるいは一対一、多対多関係にある複数のデータ群のことを特にリレーショナルデータといい、Accessの操作対象はこのリレーショナルデータなのです。そしてこのリレーショナルデータというのは、特別なデータなのではなく、私たちが日常的に扱うデータのほとんどが実はこのタイプのデータであるという点が重要です。Accessが実務のデータ処理に向いているとされるのはこの機能によります。

さて、Accessを理解する上で最初にぶつかる壁のもう一つがクエリについての理解です。クエリの理解がなぜ難しいのかといえば、クエリがテーブルに似ているからです。見た目がテーブルとは違うフォームやレポートは理解も易しいのですが、似ているものの違いをきちんと捉えるのは難しいことが多いですね。

Accessの学習本では10種類ほどのクエリが順番に解説されていますが、これもまた、それを一つずつ学んでいくことでクエリがわかるかというと必ずしもそうではありません。というのは、実はクエリの機能は多様なため、クエリでいろいろなことを試してみるほどに、クエリとは何かという単純な質問に答えることはかえって難しくなるからです。

そこで、当レッスンではクエリの全体を整理して、二つの視点から分類を行い、その分類にしたがって学んでいくことにしているのですが、今回は、その基礎となる選択クエリについて理解していただきました。以下、要点だけ記しますので、今回学んだことを確認しておいてください。

クエリはテーブルのコピーではありません。テーブルとは別にクエリというデータが二重に存在するというのではなく、クエリはテーブルとつながっているテーブルの「影」(専門的な言い方では写像)です。

テーブルと連動したクエリを「ダイナセット」クエリというのですが、このタイプのクエリがクエリの基本形で、クエリでのデータ編集がテーブルに反映されます。テーブルとつながっていない「スナップショット」クエリというのもあり、これは後のレッスンで扱います。

クエリの本体はテーブルのように見えているデータのことではなく、デザインビューでの設定です。Queryとは「問い合わせ」という意味ですから、テーブルに対して「こういう並び順にしたいが…」「この条件のものを抽出したいが…」といった問い合わせの設定がクエリの本体なのです。正確には、見ていただいたSQLビューでの言語です。それですのでクエリの保存によって保存されているのはデータではなく、この問い合わせ言語です。

また、クエリはテーブルだけでなくクエリを対象にすることもできます。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

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