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データ管理業務の統括

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。社内の管理データの統括についてのご相談でした。
更新が頻繁に発生するデータを、各週、各月単位で集計し報告書にまとめる業務を、統一的に効率よく行いたいとのことです。現状の集計データを見せていただいたところ、Accessを使ってシステム化を図っている最中のものと、Excelのピボットテーブルとマクロを活用して集計を行っているものがありました。

当レッスンの提供内容はAccessとExcelとWordの技術的な講習ですが、時々、今回のようにデータ管理そのものについての相談を受けることがあります。相談者は社内で管理的立場にある方が多く、一方で、パソコンの扱いはやや苦手といった方たちです。このような場合、部下が行っているデータ管理が適切なのかどうかの判断に困ってしまいますね。
今回ご相談いただいた状況もその典型のように思われました。というのは、部署ごとにその担当者が自分の最も得意な方法で、思い思いに最善と考えた処理を行っているように見受けられたためです。

こういった場合、相談内容はかなり漠然とした形で伝わってきますので、その把握が難しいのですが、少なくともAccessやExcelの技術的なレッスンをいきなり開始しても、相談者の必要に応えられないということは感じるものです。
そこで体験レッスン前半では、管理的立場にある者として何を考えるべきかということについてお話しさせていただきました。お伝えしたのは以下の3点にまとめられます。

 1.部下たちがどのようなデータ処理を行っているかを理解できるようになること
 2.データ処理のあるべき理想的な形態について知り、それに比べて現状がどうなのかを判断すること。
 3.これまで積み重ねられてきた処理方法や、社員が得意としている方法など、現在の社内のデータ処理環境や能力を評価して、データ処理の理想形態にどの程度沿わせることが適切かを判断すること

そこで実際に何から始めるべきかということになりますが、とりあえず、上の1、現在それぞれの部署で行われているデータ処理の内容を理解できるようになることが必要と思われますので、その点をお伝えして、AccessとExcelのレッスンを開始しました。

2.はデータの一元化(現在は、元データがどんどんコピーされて散らばっている状態です)と、セキュリティ(元データそのものを更新する権限と、元データを集計する権原を分ける)の整備なのですが、その実現のための方法についても理解する必要があります。
3.については、1.と2.にある程度目途がついた時点で、総合的に判断することになります。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

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