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クエリのイメージ

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。現任者が作成したシステムを引き継ぐためにAccess全般の学習が必要とのことでした。

Accessの全体を理解しようとする場合、Accessの6つの機能(テーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、モジュール)を順に学んでいっても思うように全体を把握することは難しいように思います。新しいものに取り組む場合には、すでに知っているもの手がかりにして、それとの類似や違いを知ることが手っ取り早い方法でしょう。
そのため、私のレッスンではExcelの使用経験をお聞きした上で、Excelとの決定的な違いについて理解してもらうようにしています。多くの方がこれによって、Accessというソフトウェアの本質的な部分をよく理解できたと言ってくださいます。Accessを何に使えばよいのか、これがわかればOKです。
また理解の早道のもう一つは、とりあえず分からないと感じていることを早い段階で解消しておくことだと思います。今回はAccessの6つのオブジェクトのうち、クエリのイメージがよくつかめていないとのことでしたので、クエリとテーブルの関係について理解していただきました。

クエリはデータに対するいろいろな、というよりもほとんどすべての操作(並べ替え、抽出、演算、結合など)を行うために用意されているAccessの中心となる機能です。あまりにも多くのことがクエリによって行われるため、クエリのイメージは分散し、その本質を理解するのが難しいところがあります。むしろ一言で説明することは適当ではないというのが正しいのかもしれません。
しかし「クエリとは何か?」ということを簡潔なイメージで理解しておくことは、その後の学習の助けになりますので、私は「クエリとは複数の種類があるクエリの中の『選択クエリ』のことであり、その基本はテーブルからの列の取り出しです」と教えています。今回のレッスンでも実際にクエリを作成していただきましたので、この説明に納得していただけたのではないでしょうか。

クエリはテーブルの複製(コピー)ではありません。「コピー」というイメージですと、テーブルとは別にクエリというデータが二重に存在するという理解になってしまうのですが、基本のクエリはそうではなくテーブルとつながっており、むしろテーブルの「影」(専門的な言い方では写像)というのが適切です。
テーブルと連動したクエリを「ダイナセット」クエリというのですが、このタイプのクエリがクエリの基本形で、クエリでのデータ編集がテーブルに反映されます。(テーブルとつながっていない「スナップショット」クエリというのもあって、理解がややこしくなってくるのですが、これは後のレッスンで扱います。)

クエリ理解でもう一つポイントとなるのは、クエリの本体は、テーブルのように表示されているデータのことではなく、デザインビューで行う設定そのもののことだということです。Queryとは「問い合わせ」という意味ですから、テーブルに対して「こういう並び順にしたいのですが」「この条件のものを抽出したいのですが」といった問い合わせの設定こそがクエリの正体なのですね。(正確にはクエリデザインビューの設定からAccessが自動作成してくれるSQL言語のことなのですが、これも後のレッスンで確認します。)
クエリを実行して表示されるテーブルデータはクエリの結果であって、クエリそのものではないということです。

クエリの本体――テーブルへの問い合わせを作成するデザイン画面 
クエリの表示――問い合わせの結果として表示されるテーブルデータ

今日はAccessの特徴とクエリのイメージを掴んでいただきましたので、もうAccessというソフトがわかったと考えていただいて大丈夫です。あとは具体的な操作方法を学んでいきながら、現行システムでの業務管理に役立てていただければと思います。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

AccessPro大親切スクール
星加弘文 (Access)

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