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ExcelからAccessへのデータの移しかえ

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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ExcelからAccessへのデータの移しかえに備えて、インポートによるデータ移行を行っていただきました。少量のデータの場合にはExcelとAccess間は、コピーペーストで相互にデータの移行ができますが、データの切り貼りではデータ型の設定の問題も起こりがちですので、インポートによるデータ移行をお勧めします。

インポート作業の途中にデータ型の確認画面がありましたので、Accessでのデータ型について説明しました。Excelにもデータ型という考え方はあるのですが、入力されているデータからExcelが自動的に判断して型が設定されるため、ユーザーがそれを意識することはあまりありません。ただ、Excelでもスラッシュ記号で区切られた半角数字といった入力時の約束事によってそれが「日付型」として認識され、それによって日付計算ができるデータになっているといったことは理解しておくべきと思います。
ExcelでもAccessでも日付データは数値データの一種なのですが、Accessでは数値型データがさらに細かく分けられています。これはコンピューターの能力がメモリ容量とスピードの点で現在よりもはるかに劣っていた時代の必要から生まれた区分であって、現在では、数値については全て「倍精度浮動小数点型」などの「贅沢」なデータ型としても実際上の支障はありません。
しかし仕事で使われているデータベースは、古い時代から使われてきたものであることがよくありますから、数値型の細かな区分についても理解しておいた方がよいと思います。
数値型では特に整数だけを扱える型と、小数まで扱える型の違いが重要です。見ていただきましたようにAccessに限らず、Excelでも小数の扱いは基本的に苦手です。それは割り切れない分数や、小数にすると0.3333…となる数値が苦手ということではなく、例えば24.1といったごく何でもないように見える数字も苦手だということです。ここで「苦手」というのは、コンピューターがその数字を扱うのに四苦八苦するということではなく、計算に誤差を生じさせるということですので、これは重大な問題ですね。なぜそうなるのかを2進数の原理から説明しましたが、コンピューターの演算の仕組みを理解することで、消費税などで小数の発生が考えられる金銭データでは「倍精度浮動小数点型」ではなく「通貨型」を使うべきだという理解にもつながっていくと思います。

選択クエリについていくつか見ていただきました。「抽出条件」の設定では複雑なものや初めて目にするようなものもありました。基本的にはExcelでの検索条件と同じようなものですので、このような部分にはあまり時間をかけず、必要になった時点で調べることにして次に進んでいきたいと思います。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

AccessPro大親切スクール
星加弘文 (Access)

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