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Accessで作成した音楽著作権料の管理システム

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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体験レッスンを受講していただきありがとうございました。
Accessの使用経験がないとのことでしたので、Accessで作成した音楽著作権料の管理システムを見ていただきました。Accessは、Excelの「シート」に似た「テーブル」でデータを保管しているので見た目がExcelとよく似ています。しかしExcelがシートの状態のままでデータを加工・計算することが多いのに対し、Accessはテーブルとその計算であるクエリでデータ処理を済ませるのではなく、フォームとコマンドボタンを使った自動処理システムを構成することが多くあります。
Excelもユーザーフォームを使ったシステムを作成できますが、Excelの場合、一般的にはオペレーターにはそこまで求められることは少なく、関数や集計機能を使って手動でのデータ処理をこなすことができれば「Excelが使える」と認定されるようです。
これに対してAccessでは、Accessの計算機能であるクエリを使った手動操作だけではなく、データを自動処理するシステムを作る、あるいはそのようにして作られた既存のシステムを管理するということが要求されることが多いように思います。
この点でどうしてもAccessの方が学習のハードルが高くなってしまうのですが、それは、Accessそのものが難しいというよりは、オペレータに要求される範囲がExcelよりも広いということだといえます。

サンプルで見ていただいたのは、12万件ほどのデータを扱うシステムですが、なぜAccessがExcelよりも大きなデータを扱うのに適したアプリケーションなのかを説明しました。
ExcelやWordでは、ハードディスクにあるそれらのファイル全体をメモリにコピーした状態でファイルが開かれるのですが、Accessではハードディスクにあるファイルの一部だけがメモリに取り込まれて、その部分だけが表示されるという仕組みになっています。このため、Word、Excelのファイルの大きさはパソコンのメモリ容量によって制約されるのですが、Accessではメモリ容量の制約を受けないのです。
その代わりといいますか、Accessには「データ保存」という概念がなく、また「破棄終了」もなく、扱われたデータは必ず保存されることになっています。必ず保存されるきまりなので「上書き保存」も「名前を付けて保存」もテーブルのメニューにはありません。
この点を実感していただくために、実際にテーブルデータを変更して、さらにテーブルのレイアウトに手を加えた上で×ボタンでテーブルを閉じてみました。すると「保存しますか」といったメッセージが出るのですが、ここで「いいえ」を選択しても変更したデータが保存されているのを確認していただきました! では「保存しますか」のメッセージはいったいなんだったのでしょう。よくみると、それは「レイアウトの変更を保存しますか」だったのですね。つまり、列幅などのテーブルレイアウトの変更については、保存、破棄ができるけれども、データについては保存しかないということなのです。
Excelになじんでいると、このようなAccessの動作は不思議に思われるかもしれませんが、こういった仕組みなので、Accessは大量のデータを扱えるのです。
今日は、途中からExcelの質問をいただいて、おもにExcelのレッスンとなりました。Excelを使いこなせるようになりましたら、ぜひAccessもマスターしていただきたいと思います。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

AccessPro大親切スクール
星加弘文 (Access)

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