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メール添付で送られてきたWordファイルを開く

Word(ワード)使い方講座のレッスンノート

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今日はメール添付で送られてきたWordファイルを開くことから始めました。
Windows8では、メールはストアアプリのためスタート画面いっぱいに広がる形で表示されます(←デスクトップ画面でのように、起動したアプリの後ろにスタート画面があるというわけではないのですが)。そして、メールの添付ファイルをクリックすると、今度はデスクトップにエクスプローラーが起動して、そこに添付ファイルが表示されました。
Windows7まではデスクトップ上ですべてが行われていましたので、このようにスタート画面とデスクトップを行き来する動作には慣れが必要ですね。画面上で何が起きているのかよくわからないまま、とりあえず添付ファイルは開けたという印象でしたね。
この動作の分かりにくさのもう一つの原因は、添付ファイルが圧縮ファイルだったことですね。圧縮ファイルが何かの圧縮ソフトにではなく、なんとエクスプローラー上に解凍された状態で表示されました!
私もまだWindows8の経験が浅いので、この動作にも驚いたのですが、Windows8ではエクスプローラーを使ってファイルの圧縮も解凍もできるようです。Windows7まではLH~とかZip~といった名前の圧縮ソフトで扱う必要がありましたが、Windows8からは圧縮・解凍は標準搭載機能になったのですね。エクスプローラーを使った圧縮・解凍については次回試してみたいと思います。

PDFファイルについての質問がありました。PDFファイルがWordなど他のアプリケーションのファイルと異なるのは、PDFファイルを読み込むためのアプリが無料で広く配布されていることです。WordファイルはWordがなければ読めないというのが一般的ですが、PDFファイルは無料のAdobeReaderで読め、そのためにPDF形式はたくさんの人に配布したいデータを作成するのによく使われるファイル形式となりました。
PDFファイルにはもう一つ重要な特徴があって、それはフォントをPDFファイルの中に持てる(埋め込むことができる)ということです。
他の人からWordファイルを受け取ったとき、それを自分のパソコンで開くことができます。これは当たり前のことのように思えますが、実はそうではなく、そのWordファイルの中で使われているフォントが自分のパソコンにもインストールされている必要があるのです。たいていはMS明朝などの一般的なフォントが使われているので、そのフォントが自分のパソコンにもあるかどうかを気にせずに済んでいるということにすぎないのですね。Wordファイルは基本的にフォントのコード番号の情報を持っているだけで、フォントそのものは、パソコンにインストールされているフォントから拝借しているのです。
(自分のパソコンに同じフォントがなかった場合は、代わりのフォントを使って開くことになりますが、レイアウトが崩れる原因になります。)
これに対し、PDFファイルはフォントの形の情報をファイル自身に持つ仕組みになっているので、PDFファイルを受け渡しするということは、フォントを含めて受け渡しをしていることになり、そのフォントを持たないパソコン、あるいはパソコン以外の端末などでも同じように開けるということになります。
とはいえ、PDFファイルにもいろいろ問題があって、作成した通りには表示されない、図では透過部分が塗りつぶしになるといったことを私は経験しています。また、PDFは読み取り専用のファイルというのでもなく、PDF用のアプリを使って編集・改変ができます。もちろんパスワードなどで保護すれば書き換えはできなくなりますが、それは他のソフトでも同様ですから、PDFファイルの特権というわけではないですね。
以上、レッスンでは時間の関係で詳しくお話しできませんでしたので補足させていただきました。実はPDFについては、プリンタフォントやTrueTypeフォントに関連して、私の仕事柄まだまだお話ししたいことがあるのですが、またの機会にしたいと思います。
このレッスンノートを書いたコーチ

パソコンオペレーター育成歴20年。タッチタイプ~企業で使える能力まで

WordPro大親切スクール
星加弘文 (Word)

渋谷・新宿・分倍河原・吉祥寺・笹塚・明大前・下高井戸・千歳烏山・調布・府中・下北沢・...

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