パソコン教室・IT資格マイクロソフトOffice(オフィス)使い方講座Accessレッスンノート 業務処理の方向性についていくつか提案させていただきました

業務処理の方向性についていくつか提案させていただきました

Access(アクセス)使い方講座のレッスンノート

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台風の雨風が強まる中、体験レッスンを受講していただきありがとうございました。
Excelを中心としたデータ処理の現状とAccessによる改善案の概要をおうかがいしながら、業務処理の方向性についていくつか提案させていただきました。
業務処理の改善を考える際の大まかな方向としては、とりあえず現在の処理の仕方をいくらかでも効率的なものに改善できればよいとするのか、それとも、Accessなどの本格的なソリューションの導入を機に、データ処理を今後長い期間にわたって使用に耐えるものとし、また今までよりも有効にデータ活用ができるシステムを確立しようとするのか、という二つが考えられます。
データベース処理の観点からは、当然後者の方向を勧めたいところですが、その業務の社内における位置づけやデータ処理の末端に関わる人員の適合性などさまざまな状況がありますので、データ処理の理想が必ずしも業務処理の理想ではありません。こういった事情があるためにデータ処理の責任者の判断は難しいのですね。
その点を踏まえた上で、純粋にデータベース処理の観点から以下の2点を指摘・提案させていただきました。
一つは、現行のデータ処理では、メインデータに対して最新情報が更新されるだけで、更新履歴が保存されない状況になっています。当面の業務にはそれで間に合うということも理解しますが、3年、5年、10年にわたって顧客情報の履歴的な蓄積を積み上げていくことは、同時に価値のある貴重なデータベースを作り上げていくことにつながります。あくまでも外部からの見方にすぎませんが、このことは蓄積されたデータベースを武器にするという長期的戦略において極めて重要なことであると思いますので、この点の検討は全社レベルにおいて必要であると思いますがいかがでしょうか。
もう一つは、どの項目データを主データとするかという点ですが、顧客データベースの場合はやはり顧客の一意性が主であって、電話番号その他の項目を主とすることは後々使い勝手の悪いデータベースを築いてしまうように思われます。顧客名を一意とする顧客IDを作成して、電話番号などは電話番号変遷履歴などとして子データにもたせておくことが実状にあっているように思います。
今回のような極めて規模の大きなデータ処理は、最初のテーブル設計が重要です。Accessの基本的な使い方を広く理解されることで、データ処理に対してもより柔軟な見方ができるようになると思いますので、レッスンを続けていかれる中でご検討いただければと思います。
このレッスンノートを書いたコーチ

重要な操作を効率よくレクチャー。データベースの基礎~VBAまで

AccessPro大親切スクール
星加弘文 (Access)

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