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実務でエクセルを使うときに抑えるべき3つのポイント

いつもブログをご覧くださりありがとうございます!
「分からない」を「できた!」に変えるお手伝いをしています、島袋です(^^)

今回は、エクセルを苦手に感じているあなたでも、この3つのポイントを知っていればエクセルに対する苦手意識もなくなります、ということをお伝えします。小難しい数学などは出てきませんので、構えず読んで頂けたら幸いです。

では、いきなりですが、答えの3つのポイントからお伝えしますね。(1)~(3)の数字はただの数字ではなくて順序も示しています。つまり、実務でエクセルを使う場合に(1)から(3)の順番で何回かやっていくと、知らないうちに誰でもエクセルを使いこなしていけます。

(1)シンプルできれいなデータを入力したシートを準備する。
(2)準備したデータをもとに計算を行うときは計算用シートを別に準備する。
(3)最後に、計算シートの結果を使ってまとめの表やグラフを作成する。

まず、(1)ですが、1行毎に関連するデータをすべて入力するということです。たとえば、ネットショップなどの注文情報であれば、1行の各列に注文日、ショップ名、注文者名、商品名、商品管理番号、商品価格、住所、電話番号、支払い方法、発送方法などのデータを入力します。列数が多くなり横に長くなっても何の問題もありません。

ここで絶対にやってはいけない例としては、(1)の段階でデータの見た目を良くするために、セルを結合したり、途中の行に小計とか入れたりすることです。このような加工を入れてしまうと(2)の計算を行おうとしたときにエラーの原因となります。言い換えると、(2)で余計なエラーが出ないよう(1)の段階で対処している、ということです。慣れてくると、シンプルできれいなデータがどれほど大切かが分かるようになりますので、はじめは深く考えずにシンプルできれいなデータを準備することに意識しましょう。

次に(2)ですが、計算用シートを別シートにするのは、明確にシートの役割を分けるためです。エクセル初心者の方がよくやってしまうのは、1つのシートに様々なデータであったり、計算式であったり、表であったりを散りばめてしまうことです。これだと、あとで見返した時に作成者本人でも理解するのに時間がかかりますし、おそらく、作った当人以外が理解するのが大変困難になることが予想されます。

あなたが作成したエクセルは会社の財産になります。せっかく作った財産が有効活用されないと悲しいので、作成した後のことも考えてあげると、結果的には他人にやさしいエクセルとなり、多くの方に利用され、それに伴ってあなたへの信頼も自然と高まるものと考えています。

最後に(3)ですが、これは単純に(2)の計算結果を使って表やグラフを作成します。(1)から(2)の流れでやっていれば、(3)はすんなりとできると思います。表やグラフの作成に集中できるので好きなだけ装飾なりに時間をかけることができます。

ここまで、簡単に説明してきましたが、書いていることは単純で「ごちゃっとしたものを3つに分けて順番にやりましょう」ということでした。

エクセルを使うときに上記のように作業を明確に分けてやろうと考えている人は意外に少ないのではないでしょうか。おそらく、完成形のまとめ表などを頭に描きながら、いきなりそれをエクセルで作成したりしていないでしょうか?

私もエクセルを使い始めたころは頭に完成形のイメージがあるのでいきなりそれを作っていました。ただ、いきなり完成形をつくると元データに変更があったりすると修正するのが結構面倒くさいことになったりします。私も何度も経験済みです(汗)

このような経験があるからこそ、上記3つのステップに分ける重要性が分かります。物は試し、だまされたと思って「たった3つのステップ」でエクセルを使ってみましょう!

とは言っても、いきなり全て完璧にやることは難しいです。まずは「3つに分けることを考える」のが大切です。このような練習を繰り返すことで、「複雑で一見分かり難いモノ」を「細分化し分かり易い形に落とし込む思考」が身に付きます。これは仕事を行う上でとても役に立つスキルになります。エクセルを通して身に付くのなら一石二鳥ですね。ぜひぜひお試しください^^

 

(2016年2月19日(金) 16:39)

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