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関数も成せば成る!

先日、某所にて、5日間で行うExcel応用講座の講師を致しました。
初日からいきなり関数の講義だったのですが、まだレッスンも始まらないうちから、
ある受講生の方に質問を受けました。
(初対面で、まだ受付も済んでいなかったのに、私の顔を見ていきなりのご質問でした。)

「先生、こういう時、IF関数を組み合わせれば出来ると思うんですが、
 どうすれば出来ますか?」と、その方は、会社の資料を見せながら聞いてきたのです。

ふむ…、なぜ、月別売上目標と月別実績金額を足すのだろう…?と疑問に思いつつ…。
「もうすぐレッスンが始まりますので、これはちょっと宿題にさせてくださいね。」
と答え、とりあえず、その日の講義を始めました。

お昼休憩になり、早々に食事を済ませ、このご質問の内容を再度考え始めました。
ほうっ!そうか!そういうことだったのか!とひらめきました。
このご質問をされた受講生様、惜しかったんですね~
「IF関数を組み合わせれば…」と考えたところまでは良かったんです。
もうひといき!だったんですね~

計算したい表はこうでした。
・1行目には売上目標金額。
・2行目には実際の売上金額。
・列には、4月~3月の12か月と1年間の合計。
当然、1行目の一番右側の合計には「1年間の売上目標金額」があり、
で、なぜか2行目は単純に現時点での実績売上金額を出すのではなく、
既に実績金額が確定しているセルがあれば、実績金額を足し、
まだ未来で、実績金額が確定していないセルがある場合には、
1行目の売上目標金額を足すという…。

う~ん…、きっと、年間売上目標金額に対して現状達成できているかどうかを
「実績金額が確定しているセル」と「月別売上目標金額」を足して
比較しているのでしょう…。

私は、こう作りました。
=SUM(IF(●●=” ”,「月別売上目標金額」,「実績金額が確定しているセル」),
  IF(●●=” ”,「月別売上目標金額」,「実績金額が確定しているセル」),…)

昼食から教室に戻ってこられた受講生様に、「これでいかがでしょう?」と
伝えると、
「なるほど~!SUM関数とIF関数を組み合わせればいいんですね。
SUM関数の中のカンマは、足し算のプラス記号だと考えればいいんですね。」
と言われました。

私は、「そうですね、この場合には、そう考えていただいたほうが分かりやすいと思います。」
とお答えしました。

意外に、SUM関数は
=SUM(●●: ●●)
じゃないと使えないと思っている方が多いようです。
実は、
=SUM(●●, ●●, ●●,…)
と作り、離れたセルの合計を出すことも出来るんですけどね。

関数と聞いただけで尻込みする方、関数と関数を組み合わせるネストがよくわからない方、
ぜひ、私と一緒に考えましょう!
関数だって、“成せば成る”んですから。(^_-)-☆

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(2012年6月6日(水) 22:10)

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この記事を書いたコーチ

講師歴10年超、マイクロソフト認定トレーナー資格も。住所録作成からOK

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