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ビジネスメールは簡潔に、短く

1日のオフィス業務を振り返ってみて下さい。

すると、結構な時間をメール作成に費やしていることに気づきます。

適切な文章を考えたり、相手に対して失礼ないように心を砕いたりするのは、ビジネ

スマナーとして大事なことですが、それを過剰にやる必要はどこにもありません。

とくに英文メールの場合、まずこの2点に注意しましょう。

1. 相手にとって用件がわかりやすい


2. 相手にとって簡潔なメール内容


1.の場合は、まずメールの題名に用件を書いてしまいましょう。

例:As for 〜 『〜の件、〜に関して』

そして文面では、

最初にコンタクトする場合は、簡単な自己紹介が必要となります。(これはまた今度紹介します)何度かコンタクト済みの場合は、真っ先に用件を伝えるようにしましょう。その際にまた、As for〜 Regarding for〜 (forをとってRegardingだけでもOKです)を使用し、用件を速やかに伝えましょう。


2.の場合は、ちぐはぐな丁寧さ、謙譲表現を省くことから始めましょう。

これは私の経験談でもあるのですが、例えば、『〜して頂き、恐縮です』という謙譲表現をする際に、つい、sorryを使っていました。

でもこれは間違いです。何故ならこれは相手から見れば、何を申し訳なく思われているのかわからないし、恐らくこの書き方だと半分しか伝わりません。

☆ここは、逆転の発想で思い切ってthank youを使いましょう。

例:『先日は弊社にお越しいただき誠に申し訳ありません』という文があるとしましょう。

まず、sorryを使ってみます。

We are very sorry that you had to come to our company the other day.

これだと相手側が会社訪問したこと自体が残念な出来事のような印象を与え、相手に誤解を招きやすくなりますよね。

では、次にthank youを使ってみましょう。

Thank you for coming to our company the other day.

この書き方だと謝意も述べていますし、何よりも誤解を生むヶ所がありません。

これでスッキリしました。





 

(2014年8月16日(土) 14:14)

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