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Answering the phone 1

Good evening everyone! How are you? Get soaked yesterday or today by the sudden rain?
よ〜こんばんは!ご機嫌どうでしょうか?昨日か今日のゲリラ豪雨のせいでびちょびちょになったのかな〜

Today's blog entry is about what English to use for answering the phone
今回の日記は普通の電話の受け方について
Topics

1. Answering the phone (電話の受け方)
2. Clarifying names (名前の確認の仕方)
3. There're out (担当者の不在時の対応)
4. Hanging up (電話を切る時)

--------------1--------------------
重要な言葉/表現
Good morning/Good afternoon/Good evening
*最初は必ず時間による挨拶を付ける。

Thank you for calling
お電話を頂いて誠にありがとうございます。

ABCD (company/firm/business) / Hello, this is ABCD (company/firm/business)
もしもし、(株式・有限 会社)ABCDでこざいます。
*会社名だけを言ってもOK
*会社名によってcompany等を付けることあります。
*Helloを付けなくても、言い方は礼儀正しい。

This is John Holbert
ABCD会社のジョンホルバトートと申します

How may I help you?
どういった用件でしょうか


普通の流れ
ー挨拶ー会社名ー自分の紹介ー相手の目的を確認

Good morning, thank you for calling. ABCD. This is John Holbert. How may I help you?
おはようございます。お電話をいただいてありがとうございます。株式会社ABCDのジョンホルバトートと申します。どういったご用件でしょうか。

--------------2-----------------
重要な言葉/表現

May I ask who is calling ?/Whom may I say is calling ?
どちら様でしょうか?


May I have your name of your company, again, please ?
もう一度会社名をお願いいたします。


Could you please spell your name ?
名前のスペルを確認させてください。
*英語ではスペルを確認する時に、アルファベットが分からなかったら、簡単にチェックする方法ある。日本語と同じように、確認したい文字と同じ言葉の例を出せば、確認できる。
例:
A: Could you please spell your name?
B: J-O-H-N H-O-L-B-E-R-T
A: J-O-H-N H-O-L-B, B like Boy? <<<確認する方法 (____like____?)
B: Yes.
A: OK, is this correct? H-O-L-B-E-R-T
B: Yes, that is correct.

-------------3----------------
聞かれている担当者が不在の場合

He/She is not at his/her desk at the moment.
彼/彼女はただ今席をはずしております。

He/She is out now.
彼/彼女はただ今外出中です。

She/He is not in the office now.
彼女/彼は、会社におりません。

--「担当者がいつ戻るか」についての表現--

*すぐに戻る場合
He/She will be back soon. He/She will be back in a moment

*いつ戻るか分かっている場合
He/She will be back in (時間を入る)例:10 minutes, 2 hours

*担当者が戻らない場合
She/He has already left for home today.
本日、既に退社いたしております。

He/She is off today.
彼/彼女は本日お休みです。

-------------------4-----------------------
電話を切る時

電話を切る時に、意外と簡単な表現を使います。

Thanks for your call
Thank you for your call
意味は同じだけど、2番目はもうちょっと丁寧。

Thanksの後はHave a nice dayや、Have a good dayと、気持ちをこめて、さよならの表現を言ったほうが印象が良い。
例;
A:Thank you for your call.
B: Thank you.
A: Have a good day

どうでしたか?使えそう?まあまあーチャレンジすれば、上手になる!
Answering the phone 2 is coming up! Have a great day and good luck!

 

(2013年7月24日(水) 23:40)

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この記事を書いたコーチ

国立の小中高校で講師を担当!留学、ビジネス対策など幅広くレッスンOK

ジョンビジネス英会話
ほるばーとじょん (ビジネス英会話)

東京・品川・川崎・横浜・渋谷・新横浜・蒲田・日吉

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